Administrateur(trice) principal(e) des baux

À propos du Groupe ALDO 

Le Groupe ALDO est une entreprise d’envergure internationale qui crée et commercialise des chaussures et accessoires mode depuis plus de 50 ans. Avec près de 1500 magasins dans plus de 100 pays, l’organisation se démarque grâce à deux marques signatures, ALDO et Boutique Spring, en plus d’être le partenaire principal de Sperry en Amérique du Nord. L’entreprise est également un grossiste et fournisseur reconnu au sein de l’industrie, spécialisé dans la conception, l’approvisionnement et la distribution de chaussures, de sacs à main et d’accessoires. Son portefeuille diversifié comprend de grandes marques telles que ROXY, Brooks Brothers, Ted Baker, Hunter et G.H.BASS. Le Groupe ALDO est basé à Montréal, où est situé son siège social, et possède également des bureaux internationaux en Europe et en Asie. Pour plus de renseignements, visitez le www.aldogroup.com. 

Bénéficiez d’une reconnaissance de valeur, d’options de travail flexibles, d’avantages complémentaires sur place, de rabais généreux et de la fierté de faire partie d’une marque qui place les gens, la planète et ses partenaires au cœur de tout. 

Aperçu

Relevant directement du gestionnaire, Administration des baux, l’administrateur(trice) principal(e) des baux joue un rôle clé dans l’exactitude, la conformité et l’intégrité financière du portefeuille de baux commerciaux de l’entreprise. Cette personne est responsable de l’administration d’environ 384 baux de magasins, de la révision des factures des propriétaires, de la vérification des frais de récupération de fin d’année, du maintien des données critiques liées aux baux et aux finances dans Lucernex, ainsi que du soutien aux processus de paiement des loyers en partenariat avec les équipes des Finances et de la Comptabilité.

Portée et objectif du poste

Le rôle soutient une administration efficace des baux en assurant l’exactitude des dossiers, en validant les loyers et les frais liés à l’occupation, en identifiant des occasions d’économies potentielles et en contribuant à la résolution des écarts de facturation avec les propriétaires. L’administrateur(trice) principal(e) des baux fournit également un soutien analytique et opérationnel aux initiatives immobilières, aux rapports financiers, aux budgets d’occupation, aux examens des engagements locatifs, aux charges à payer et aux projets liés au portefeuille.

Principales responsabilités

• Maintenir les processus d’administration des baux et assurer une gestion exacte, complète et ponctuelle des données relatives aux baux.
• Résumer les renseignements critiques des baux, les dates clés, les obligations monétaires et les modalités financières dans Lucernex.
• Mettre en place et maintenir les paiements mensuels de loyer ainsi que les paiements des factures de récupération de fin d’année en coordination avec les équipes des Finances et de la Comptabilité.
• Vérifier les factures mensuelles des propriétaires, les factures de récupération de fin d’année, les augmentations de loyer et les frais liés à l’occupation afin d’assurer leur conformité aux modalités des baux.
• Examiner les états de compte des propriétaires, rapprocher les soldes en suspens et soutenir la résolution des enjeux liés aux paiements de loyer ou à la facturation.
• Identifier les occasions d’économies dans les clauses des baux et contester les surfacturations des propriétaires lorsque pertinent.
• Communiquer avec les propriétaires afin d’obtenir les documents justificatifs manquants, de clarifier les variations importantes de facturation et de valider les augmentations.
• Comparer les nouveaux frais estimatifs et les augmentations aux données réelles précédentes afin d’en évaluer le caractère raisonnable et de demander des justifications aux propriétaires en cas d’écarts importants.
• Soutenir le gestionnaire dans les séries de paiements hebdomadaires, les revues annuelles des budgets d’occupation, les rapports d’engagements locatifs et la préparation mensuelle des charges à payer.
• Participer aux analyses financières liées aux magasins potentiels, aux initiatives de portefeuille, aux projets divisionnaires et aux initiatives stratégiques pilotées par l’immobilier.
• Réviser et approuver les certificats d’estoppel des propriétaires conformément aux exigences internes et à la documentation des baux.
• Gérer le processus de paiement de la taxe d’accise de New York.
• Participer aux formations liées aux meilleures pratiques d’administration des baux, aux mises à jour de Lucernex, aux mises à niveau des systèmes et aux améliorations de processus.
• Contribuer à l’élaboration et à l’atteinte des objectifs annuels.

Qualifications et expérience

• Baccalauréat en immobilier, finance, administration des affaires ou dans un domaine connexe, un atout.
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience en analyse financière, en rapports financiers, en administration des baux ou dans une fonction connexe.
• Expérience approfondie en administration immobilière commerciale, incluant la gestion d’un important portefeuille de baux.
• Solide connaissance des structures de baux commerciaux en Amérique du Nord, des exigences de conformité des baux et des meilleures pratiques en administration immobilière.
• Expertise démontrée en vérification de baux, révision de facturation des propriétaires, analyse financière, rapprochement de comptes et validation des frais de récupération.
• Maîtrise avancée de Microsoft Excel, avec une bonne connaissance de Microsoft Word et PowerPoint.
• Expérience avec Lucernex ou un logiciel similaire d’administration immobilière.
• Solides compétences en comptabilité, en analyse, en résolution de problèmes et en organisation.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale 

Compétences clés

• Grande attention aux détails et souci de l’exactitude dans la gestion des données relatives aux baux et aux finances.
• Forte capacité à interpréter le langage des baux et à appliquer les modalités contractuelles aux révisions de facturation et de paiements.
• Approche collaborative avec les propriétaires, les équipes des Finances, de la Comptabilité, de l’Immobilier et les parties prenantes internes.
• Capacité à identifier les risques, les écarts de facturation et les occasions d’économies au sein d’un important portefeuille de baux commerciaux.
• Engagement envers l’amélioration continue, la connaissance des systèmes et les meilleures pratiques en administration des baux.

Un environnement de travail bienveillant 

Nous croyons fermement que la diversité des parcours, des perspectives et des identités est une richesse essentielle pour le Groupe ALDO. Nous encourageons les candidatures de tous les horizons et nous nous engageons à offrir un environnement de travail sécuritaire, respectueux et équitable, où chaque personne peut atteindre son plein potentiel et faire sa marque. 

Remarque : L’utilisation du masculin dans le présent document a pour seul but d’alléger le texte et s’applique sans discrimination de genre.  

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