Administrative Assistant

JobsCloseBy Editorial Insights

Die ausgeschriebene Position bei Sopra Steria in Bern fordert eine engagierte Administrative Assistant, die Termine koordiniert, Dokumente pflegt und das Backoffice managt, als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen fungiert und den reibungslosen Büroablauf sicherstellt. Du unterstützt das Sales-Team bei Kundenvorbereitungen, pflegst Daten in internen Systemen und kümmerst dich um Empfang, Kommunikation sowie Reisen und Spesenabrechnungen. Wichtig sind eine abgeschlossene kaufmännische oder HR-Ausbildung, exzellente Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse, idealerweise Französisch, sowie eine strukturierte, klientenorientierte Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität. Bewerbungen sollten individuell auf deine relevanten Erfahrungen eingehen, statt Profilvorschläge von Personaldienstleistern genutzt werden; betone Serviceorientierung, Teamfähigkeit und Eigeninitiative. Hinweis auf Homeoffice, Teilzeitoptionen, Entwicklungsperspektiven und den Learning Hub kann attraktiv wirken; zudem betone, dass du in der Schweiz wohnst, idealerweise im Raum Bern.

Unternehmensbeschreibung

Als Administrative Assistant unterstützt du das Team im täglichen administrativen und organisatorischen Bereich. Du bist verantwortlich für die Koordination von Terminen, die Pflege von Dokumenten und Daten sowie für allgemeine Backoffice-Aufgaben. Zudem fungierst du als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse.

Du fungierst als erste Anlaufstelle für telefonische und schriftliche Anfragen, empfängst Gäste und unterstützt bei der internen Kommunikation. Durch deine strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise trägst du massgeblich dazu bei, Prozesse effizient zu gestalten und das Team im Tagesgeschäft zu entlasten.

Stellenbeschreibung

• Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen für Team und Management
• Umfassende administrative Unterstützung im täglichen Geschäftsbetrieb sowie Entlastung des Teams bei organisatorischen Aufgaben
• Unterstützung des Sales-Teams bei der Vorbereitung von Kundenpräsentationen, Angeboten und Pitches
• Empfang, Betreuung und Koordination von Gästen sowie Unterstützung der internen Kommunikation
• Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs durch strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
• Unterstützung bei administrativen Prozessen wie Bestellwesen, Rechnungsprüfung, Spesenabrechnungen und allgemeinen Backoffice-Tätigkeiten
• Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung von Daten in internen Systemen und Datenbanken

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, HR Bereich oder vergleichbare Qualifikation
• Interesse an Sales-, Beratungs- und kundenorientierten Tätigkeiten
• Ausgeprägte Kommunikations- und Überzeugungsfähigkeit
• Sicheres Auftreten im Umgang mit Kandidaten, Kunden und internen Ansprechpartnern
• Strukturierte, selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise
• Hohe Eigenmotivation sowie Hands-on-Mentalität
• Teamplayer mit ausgeprägter Dienstleistungs- und Serviceorientierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch auf gutem Niveau (Französisch von Vorteil)
• Wohnhaft in der Schweiz, bevorzugt Raum Bern

Zusätzliche Informationen

• Entwicklungsperspektiven in Richtung Fach- oder Linienführung
• Hoher Gestaltungsspielraum und Mitspracherecht bei technischen Entscheidungen
• Zugang zu modernsten Technologien und dem riesigen Learning-Hub der Sopra Steria Gruppe
• Flexible Arbeitsbedingungen mit der Möglichkeit für Homeoffice und Teilzeitmodelle
• Sehr offene und kollegiale Zusammenarbeit, die uns unsere Mitarbeitenden im Rahmen der «Great Place to Work» Zertifizierung bestätigen

Profilvorschläge von Personaldienstleistern und Bewerbungen können wir leider nicht berücksichtigen.

Als integrativer und engagierter Arbeitgeber setzt sich unser Unternehmen täglich für die Bekämpfung jeglicher Form von Diskriminierung und für ein respektvolles Arbeitsumfeld ein. Aus diesem Grund legen wir Wert auf Vielfalt und fördern Bewerbungen aller Art und Profile.

https://www.soprasteria.ch/uber-uns/corporate-responsability