Administrative Specialist (80-100%)

JobsCloseBy Editorial Insights

Protectas Technology sucht eine erfahrene administrative Persönlichkeit, die Struktur liebt und sich in einem technischen Umfeld zuhause fühlt, als Drehscheibe zwischen Technik, Projektleitung, Logistik und Vertrieb agiert und Front Office sowie Back Office koordiniert. Sie empfängt Anrufe, bearbeitet E-Mails und Anfragen, verwaltet Leads, Reklamationen, Fahrzeuge, Material und Schlüssel und unterstützt Projektleitung sowie Technik. Anforderungen: kaufmännische Ausbildung EFZ oder gleichwertig, mehrjährige Erfahrung, sehr gute MS Office-Kenntnisse und ERP-Erfahrung BC365 von Vorteil, Deutsch oder Schweizerdeutsch und Englisch mind. B2, Französisch mind. B1, Italienisch vorteilhaft. Bewerbung direkt über die Website, keine Post. Tipp: Heben Sie konkrete Erfolge hervor, passen Sie Lebenslauf und Anschreiben an, zeigen Sie Koordinationsstärke, Sprachkompetenz und Selbstständigkeit und bereiten Sie Beispiele für Multitasking vor.

Unternehmensbeschreibung

Protectas Technology ist Teil der Protectas SA Gruppe. Die Kombination aus menschlicher Kompetenz, Sicherheitstechnologien und Wissen ermöglicht uns zunehmend personalisierte Dienstleistungen anzubieten. Wir unterstützen bei der Bewältigung einer Vielzahl von Sicherheitsrisiken und minimieren diese durch innovative Sicherheitslösungen und Dienstleistungen, die auf die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen und Institutionen zugeschnitten sind.

Stellenbeschreibung

Protectas Technology wächst – und wir suchen Sie als erfahrene administrative Persönlichkeit, die Struktur liebt, den Überblick behält und sich in einem technischen Umfeld zuhause fühlt.

Sie sind Drehscheibe, Koordinator/in und Organisationstalent in einem. In enger Zusammenarbeit mit Technik, Projektleitung, Logistik, Verkauf und weiteren Gruppengesellschaften sorgen Sie dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft. Dabei kommunizieren Sie täglich auf Deutsch und Französisch.

Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll

Front Office & Koordination

• Erste Ansprechperson am Telefon und administrativer Empfang
• Bearbeitung von E-Mails, Post und eingehenden Anfragen
• Administrative Schnittstelle innerhalb der Protectas Gruppe
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Leads, Reklamationen und Spezialfällen
• Verwaltung von Fahrzeugen, Verbrauchsmaterial, Badges und Schlüsseln

Back Office & Administration

• Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeiten (Techniker & Projektleiter)
• Debitorenmanagement: Mahnwesen, Zahlungsaufforderungen, Rückerstattungen und Inkasso
• Bearbeitung von Kündigungen und Betreuung von Kundendossiers
• Administrative Unterstützung der Projektleitung, Logistik und Technik

Qualifikationen

Was Sie mitbringen

• Kaufmännische Ausbildung (EFZ oder gleichwertig)
• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Funktion
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch oder Schweizerdeutsch sowie Englisch (mind. B2), gute Französischkenntnisse (mind. B1); Italienisch von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie Erfahrung mit ERP-Systemen (BC365 von Vorteil)
• Strukturierte, selbständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Freude an einem technischen und multikulturellen Umfeld

Was Sie erwartet

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Verantwortung
• Ein strukturiertes, professionelles und zugleich dynamisches Umfeld
• Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen
• Ein Team, das Wert auf Qualität, Verlässlichkeit und Zusammenarbeit legt

Zusätzliche Informationen

Interessiert? Dann bewerben Sie sich direkt auf unserer Website, indem Sie unser Bewerbungsformular ausfüllen. Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen per Post nicht berücksichtigt werden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung