Afdelingssecretaris bij Infrastructuur Centrale Services (ICS)

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als afdelingssecretaris ben jij de centrale spil van de afdeling. Jij weet exact welke dossiers en thema's spelen, wie waar mee bezig is en wat de status is. Jij zet acties uit binnen en buiten de afdeling en bewaakt de voortgang. Maar dat niet alleen: je bereidt de MT's voor, neemt daaraan deel en denkt mee als sparringpartner voor het afdelingshoofd en het managementteam.

Ben jij iemand die zelfstandig werkt, snel overzicht creëert en gemakkelijk schakelt tussen verschillende belangen en stakeholders? Neem je initiatief, zie je kansen voor verbetering en krijg je energie van het verbinden van mensen, processen en onderwerpen? Dan krijg je binnen deze functie volop ruimte om eigenaarschap te tonen, eigen ideeën uit te werken en bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van de afdeling.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel ICS als andere afdelingen binnen IT Infra voor tactische als strategische vraagstukken. Je zorgt dat vraagstukken worden uitgewerkt, houdt de voortgang van acties in de gaten en plant en begeleid reviewmomenten.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel ICS als andere afdelingen als het gaat om rapporten, verbetervoorstellen, memo’s en andere besluitvormingsdocumenten.
• Je ondersteunt de besluitvorming binnen de afdeling, door de MT leden te voorzien van de juist informatie en documenten.
• Je coördineert reviews van documenten en rapportages en doet hiervoor de inhoudelijke voorbereiding.
• Namens het MT pak je tactische en strategische vraagstukken op en help je anderen om op tijd stukken aan te leveren.
• Je ondersteunt het afdelingshoofd en het MT van de afdeling bij het verbeteren van de processen binnen het MT en de afdeling.
• Je bereidt het MT voor en neemt ook deel aan het MT om te zorgen dat alle actiepunten uit het MT helder zijn en opgevolgd worden.
• Namens de afdeling ben je productowner richting het Bedrijfsbureau voor zowel IT Infra brede advies-als voor bedrijfsvoeringvraagstukken.
• Samen met de managementondersteuner en de afdelingsadviseur vorm je het ondersteunende team van het afdelingshoofd.
• Je bouwt een breed netwerk en weet dit ook goed te onderhouden.

Functie-eisen

Je bent een zelfstandige professional die overzicht weet te creëren in een dynamische omgeving. Je luistert goed naar wat er speelt binnen de organisatie, vertaalt signalen naar concrete acties en bent een stevige gesprekspartner voor bijvoorbeeld sectiehoofden, managers en andere stakeholders. Daarbij neem je initiatief, creëer je draagvlak en weet je verschillende belangen met elkaar te verbinden.

• Je hebt affiniteit met werken binnen een complexe overheidsorganisatie.
• Omgevingsbewust samenwerken, je weet hoe je de verschillende schakels binnen een dynamische organisatie op een lijn krijgt.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands).
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen in een complexe IT-organisatie.
• In staat om draagvlak te creëren voor je ideeën.

Kennis/Opleidingseisen: We vragen een afgeronde hbo- of wo-opleiding, opleiding (bij voorkeur in de richting van Informatica of Bedrijfskunde).

Ervaringseisen:

• Ervaring in vergelijkbare functie: 2 tot 3 jaar;
• Ervaring in een overheidsomgeving is een pré.

Competenties:

• Analyseren;
• Communiceren;
• Initiatief;
• Organisatiegericht;
• Plannen en organiseren;
• Verantwoordelijk.

Ben je enthousiast over deze belangrijke functie binnen het Bedrijfsbureau IT Infra? Of heb je behoefte aan meer informatie? Lees dan vooral verder of neem contact met ons op.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek (VGB niveau B) en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• De selectiegesprekken zullen vooralsnog gepland kort na de sluitingsda.
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

#LI-YO1 #LI-Hybrid

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling ICS van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) van het Commando Materieel en IT (COMMIT). 

Je wordt onderdeel van het JIVC, het IT-bedrijf van Defensie, dat ervoor zorgt dat iedereen binnen Defensie effectief kan samenwerken – zowel burgers als militairen. In een tijdperk van digitalisering is informatietechnologie van levensbelang voor Defensie en vormt het een absolute randvoorwaarde, zowel in Nederland als op missie. ICT speelt een cruciale rol in het ondersteunen van de missie van Defensie, 24 uur per dag, 7 dagen per week. Dit maakt het werkveld dynamisch en voortdurend in ontwikkeling, waarbij constant wordt geïnvesteerd en geïnnoveerd.

Binnen het JIVC levert IT Infra alle benodigde IT-infrastructuur oplossingen voor Defensie, samen met haar ketenpartners en in gemengde teams. IT-Infra werkt volgens een operationeel model gericht op aanbodsturing en operational excellence, waarbij IT-infrastructuur maximaal gestandaardiseerd en geautomatiseerd wordt geleverd.

Als afdeling ICS zijn we onderdeel van IT-Infra en zijn we verantwoordelijk voor de integrale levering van IT-infrastructuur producten en diensten (“solutions”). We zijn regiehouder tussen IT-Infra en de overige JIVC-afdelingen, de bestuurlijke staf in Den Haag en het CIO-office van Defensie. Daarnaast ondersteunt ICS de afdelingen binnen IT Infra op het gebied van Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Administratie, Communicatie en Huisvesting.

ICS bestaat uit drie secties: Solution & Production (S&P), Demand, Portfolio & Servicemanagement (DPS) en het Bedrijfsbureau (BB).

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/COMMIT

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Diederik van Dam, Chef Staf IT Infra
[email protected]
06 23880867

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Yassine Oustou, Recruitment Adviseur HR
[email protected]
06 57756388