Agent chargé de l'accueil du public et du courrier

Agent chargé de l’accueil du public et du courrier 

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Premier interlocuteur du public, vous êtes le garant de la qualité de l’accueil et assurez les missions suivantes, en polyvalence avec vos collègues :

1) Accueil téléphonique au standard de la cité administrative :

- Assurer l’accueil téléphonique des usagers en adoptant la posture indispensable à une relation de qualité

- Délivrer des renseignements de premier niveau

- Orienter les appels vers les services compétents

- Participer à l’amélioration de la qualité de service, en signalant toute difficulté éventuelle ou en formulant des propositions d'amélioration,

- Assurer la permanence téléphonique opérationnelle en cas d’événements particuliers ou de crise.

2) Accueil physique :

- Assurer l’accueil du public de la cité administrative et de la DDETS (sur RV), le renseigner et l'orienter

- Vérifier l’identité des visiteurs et s’assurer de la sécurité des accès

- À la DDETS, être le relais des autres services du SGCD

- Accueillir les usagers du point d'accueil numérique et faciliter leurs démarches sur internet (permis de conduire, immatriculations, …)

3) Gestion du courrier :

- Traiter le courrier entrant pour les services bénéficiaires (tri,distribution)

- Réceptionner plis et colis

-  Effectuer les navettes sur différents sites (Cergy et Pontoise, véhicule de service à disposition)

- Traiter et orienter les courriels reçus sur la messagerie fonctionnelle et les requêtes reçues au titre de la saisine par voie électronique (SVE)

- Affranchir le courrier "départ" dans le respect des consignes (maîtrise des coûts).

 - Participation à la mise à jour des fiches de procédures et de la documentation, à la formation des nouveaux arrivants, à l’archivage des dossiers.

Des missions ne figurant pas dans la présente fiche, en relation avec le poste et votre statut/ grade, pourront vous être confiées à titre complémentaire, en fonction des nécessités de service.

Votre environnement professionnel

Activités du service : Le SGCD est un service déconcentré de l'État à vocation interministérielle relevant du ministre de l'intérieur. Il exerce ses missions sous l'autorité du préfet et sous l'autorité fonctionnelle des chefs des services qu'il soutient.

Régie par le décret n° 2020-99 du 7 février 2020 et par un contrat de service, son activité s'exerce au profit de 5 administrations et environ 850 agents (préfecture,  directions départementales interministérielles).

Fort d'une centaine d'agents, le SGCD assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'immobilier, de systèmes d'information et de communication, de logistique, de ressources humaines.

Composition et effectifs du service : Le poste est rattaché au bureau des relations et des services à l'usager (BRSU), composé de 8 agents (dont chef de bureau).

Liaisons hiérarchiques : Poste placé sous l’autorité hiérarchique de la chef du bureau, de pole et du directeur

Qui contacter ?

Caroline BIROTA, responsable du bureau des relations et services à l'usager    

Tél : 01 34 20 29 57 -  [email protected]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement:

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Formulaire poste CAIOM :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-Formulaire-CAIOM%202025.pdf

Pour tout renseignements sur les modalités de candidatures :

[email protected]

ATTENTION : les candidatures transmises sur ce mail ne seront pas traitées.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise : à aquérir

Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique :requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise : requis

Savoir s'organiser/ niveau pratique : requis

Savoir négocier / niveau pratique : à aquérir

Savoir être :

avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise : requis

savoir accueillir / niveau maîtrise : requis

savoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise : requis

savoir communiquer / niveau pratique : requis

savoir s'adapter / niveau pratique : requis

Vos perspectives :

Expérience permettant d’acquérir une vision globale de l’administration territoriale de l’État et de ses missions. Peut être valorisée dans la perspective d'une évolution de carrière (concours d'accès à une catégorie supérieure, mobilité fonctionnelle) ou d'un recrutement dans la fonction publique (pour les contractuels).

Localisation administrative :

Secrétariat général commun départemental (SGCD) du Val-d'Oise /Bureau des relations et services à l’usager

Le poste est situé physiquement sur deux sites :

Site principal : Cité administrative (Préfecture) du Val-d’Oise - 5 avenue Bernard Hirsch - 95000 Cergy-Pontoise

et

Site secondaire (permanence d'une semaine, à raison d'une fois toutes les 6 semaines environ) : Direction départementale du travail, de l'emploi et de solidarités (DDETS)  du Val-d'Oise – immeuble Atrium - 3 boulevard de l’Oise - 95300 Pontoise.

Les deux sites sont situés à une dizaine de minutes à pied et desservis par le RER A et la ligne SNCF Paris Saint-Lazare (arrêt : Gare Cergy-Préfecture).

Domaine fonctionnel : Relation à l'usager

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type : CHARGEE / CHARGE DE RELATION ET DE SERVICE A L'USAGER - FPUSA002

(si la fiche de poste à plusieurs emploi-type, indiquez la répartition des différentes fonction en pourcentage)

Ordonnance n°2021-1574 du 24 novembre 2021  2° de l'article L332-2