Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (w/m/d) - Vollzeit

JobsCloseBy Editorial Insights

Die Position Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (w/m/d) ist eine zentrale Vollzeitstelle in Mannheim, unbefristet und onsite, die die Geschäftsführung im Tagesgeschäft entlastet und reibungslose Abläufe sicherstellt. Zu den Aufgaben gehören enger Austausch mit der Geschäftsführung, Terminmanagement, Reiseorganisation, Personaladministration einschließlich Onboarding/Offboarding, Verträge und Zeugnisse, Korrespondenz, Koordination externer Partner, Dokumenten- und Datenmanagement sowie Unterstützung der internen Kommunikation und immobilienbezogene Aufgaben. Gesucht wird eine erfahrene, belastbare Person mit sicherem Auftreten, Diskretion, Spaß an IT-Tools und selbstständiger, strukturierter Arbeitsweise; Deutsch Muttersprachler, idealerweise mit BWL-Hintergrund oder einschlägiger Branchenkenntnis. Benefits: unbefristet, 30 Tage Urlaub, Weiterbildung, Familienunterstützung, modernes Büro, Arbeiten in einem freundlichen Team. Tipp: Bewerben Sie sich mit einem fokussierten CV und kurzem Anschreiben, das konkrete Beispiele liefert, wie Sie Fristen eingehalten, Prozesse digitalisiert oder den Informationsfluss verbessert haben.

Für unseren Geschäftsführer / CEO des HRM Institutes suchen wir aktuell zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (m/w/d) auf unbefristeter Basis.

Das HRM Institute konzipiert, organisiert und realisiert Live- und Digital-Formate im In- und Ausland: Fachmessen, Expofestivals und Online-Konferenzen zu den Themen Personalmanagement, Recruiting, Learning & Development, Retention, Staffing, Arbeitssicherheit, Sicherheit & Corporate Fashion.

Wir sind ein agiles Unternehmen, mit derzeit ca. 35 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am Standort Mannheim, das wir kontinuierlich weiterentwickeln.

Unser Purpose: "Connecting HR people to network, to learn & to find the best solution".

Aufgaben

In dieser zentralen Rolle unterstützt Du die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass organisatorische, administrative und kommunikative Abläufe zuverlässig funktionieren.

Zu Deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Terminmanagement sowie Überwachung und Koordination wichtiger Fristen und Aufgaben
• Planung und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnungen
• Personaladministration: Onboarding, Offboarding, Arbeitsverträge, Vertragsergänzungen, Zeugnisse sowie Kommunikation mit dem externen Lohnbüro
• Professionelle Bearbeitung der Korrespondenz per E-Mail und Post mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern
• Koordination externer Leistungsträger wie Vermieter, IT-Dienstleister, Steuerbüro, Versicherungen, Markenrechtsanwälte und weitere Partner
• Ablage-, Dokumenten- und Datenmanagement sowie Weiterentwicklung digitaler Strukturen und Prozesse
• Unterstützung bei der internen Kommunikation und Sicherstellung eines guten Informationsflusses
• Immobilienbezogene Aufgaben wie Kommunikation, Koordination, Verwaltung und Abrechnungen in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Qualifikation

• Berufserfahrung in vergleichbaren Positionen oder Tätigkeiten erwünscht sowie
  abgeschlossene Ausbildung, Studium der Betriebswirtschaftslehre oder Erfahrung im Hotel- & Tourismus sind von Vorteil
• Du hast ein sicheres Auftreten, bist belastbar und diskret
• Du nutzt gern IT-Tools und es macht Dir Spaß Dich mit neuen Tools auseinanderzusetzen
• Du arbeitest selbständig, genau, strukturiert und bist gut organisiert. Kurz: ein Organisationstalent!
• Deutschkenntnisse auf Muttersprachenniveau

Benefits

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• 30 Tage Urlaub & Gleitzeit
• Fort- und Weiterbildungen
• Attraktive Altersvorsorge
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung (Familiengenossenschaft e.G.)
• Kollegiales, wertschätzendes Team
• Strukturiertes Onboarding
• Regelmäßige Team-Events (Sommerfest, Weihnachtsfeier, Firmenlauf, Team-Abende)
• Modernes Büro mit Rheinblick, kostenfreien Parkplätzen & Getränken
• Leistungsgerechtes Festgehalt
• Moderne Arbeitsumgebung mit Raum für Ideen

Du hast eine hohe Service- und Leistungsbereitschaft und die Fähigkeit auch bei hohem Arbeitsaufkommen einen kühlen Kopf zu bewahren?

Du möchtest in einem interkutlurellen Umfeld arbeiten und in einem dynamischen Team etwas bewegen?

Dann bist Du bei uns genau richtig! Wir freuen uns, Dich kennenzulernen.