Bid & Talent Management Coordinator 50-60% (m/w/d)

JobsCloseBy Editorial Insights

Die Position Bid und Talent Management Coordinator (50-60%) bei Ironforge Consulting AG in Bern BE vereint Bidmanagement, Recruiting und Geschäftsleitungsunterstützung in einer zentralen Drehscheibe. Du planst und strukturierst Ausschreibungen und Angebote, vereinheitlichst Dokumente, entwickelst Templates und bereitest Präsentationen für Assessments vor, koordinierst Interviews sowie Onboardings und sorgst dafür dass Fristen, Dokumentationen und Prozesse sauber laufen. Gleichzeitig entlastest du die Geschäftsleitung durch Vor- und Nachbereitung von Meetings und die Konsolidierung interner Unterlagen. Wir suchen eine sehr strukturierte, zuverlässige Person mit exzellenten Deutschkenntnissen, idealerweise Französisch, sicherem Umgang mit MS Office Teams und SharePoint sowie Erfahrung in Recruiting oder Projektassistenz. Tipps für eine starke Bewerbung: Hebe konkrete Verbesserungen hervor, zeige wie du Prioritäten setzt und passe deine Unterlagen an die Dreifachrolle an. Bewerbungen an Finja Wisch.

Über Ironforge

Wir sind ein dynamisches IT Beratungsunternehmen, immer auf der Suche nach neuen motivierten Mitarbeitern mit dem gewissen Etwas!
In allen aufgeführten Funktionen suchen wir - absolut unabhängig von Alter und Geschlecht - stets nach motivierten und engagierten Talenten, die das Zeug haben, Grosses zu leisten und mit uns die Digitalisierung der Schweiz voranzutreiben.
Was du aber mitbringen solltest sind Begeisterung, den Willen etwas zu bewegen und eine gute Portion Humor!

Deine Mission bei Ironforge

Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und möchtest mit deiner Organisation direkten Impact auf Wachstum und Qualität haben? Dann unterstütze uns in einer zentralen Rolle zwischen Bidmanagement, Recruiting und Geschäftsleitung – als Bid & Talent Management Coordinator (m/w/d).

Das gibt es zu tun

• Du unterstützt unsere Ausschreibungs- und Angebotsprozesse und sorgst für strukturierte sowie qualitativ hochwertige Unterlagen
• Du strukturierst, redigierst und vereinheitlichst Angebotsdokumente, CVs, Referenzen und Projektbeschriebe
• Du entwickelst Templates und Standardtexte weiter und bereitest Präsentationen für Assessments und Kundentermine vor
• Du pflegst bidrelevante Inhalte in unseren Systemen und trägst zu effizienten Durchlaufzeiten und hoher Angebotsqualität bei

• Du erstellst und publizierst Stellenanzeigen und koordinierst Interviews sowie die Kommunikation mit den Bewerber:innen
• Du bereitest Kandidatenprofile auf und pflegst Dokumentationen und Systeme 
• Du unterstützt bei der Planung und Organisation von Onboardings und sorgst für einen strukturierten Einstieg eurer Mitarbeiter:innen

• Du bereitest Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen vor und unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings 
• Du behältst Pendenzen und Follow-ups im Blick und strukturierst interne Unterlagen 
• Du koordinierst interne Initiativen und entlastest die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft

• Du unterstützt bei der Qualitätssicherung und Dokumentation sowie bei der Pflege von Templates und Guidelines 
• Du wirkst bei interner Kommunikation, Wissensmanagement und Dokumentenpflege mit

Das bringst du mit

• Du arbeitest sehr strukturiert, selbstständig und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick
• Du verfügst über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und hast Freude an Koordination und administrativer Verantwortung
• Du bist diskret, zuverlässig und priorisierst Aufgaben sicher 
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie idealerweise gute Französischkenntnisse 
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office, Teams und SharePoint 
• Erfahrung im Recruiting, Bidmanagement, in der Projektassistenz oder im Beratungs- bzw. IT-Umfeld ist von Vorteil
• Ein gutes Sprachgefühl und Freude an der Aufbereitung von Präsentationen und Dokumenten runden dein Profil ab

Das bieten wir dir

• Ob Teil- oder Vollzeit, vor Ort beim Kunden, im Büro oder von Zuhause – Im Jahresarbeitszeitmodell mit flexiblen Arbeitszeiten, Freizeitausgleich und 5 Wochen Ferien fördern wir deine Work-Life-Balance. 
• Wir beteiligen uns an deinen externen Aus- und Weiterbildungen sowie Zertifizierungen und haben ein grosses internes Schulungsangebot. Zusätzlich fördern wir den fachlichen Austausch durch unsere Fachgruppen während dich dein Teamlead proaktiv in deiner Weiterentwicklung begleitet. 
• Mit monatlichen Pauschalspesen, der Finanzierung von 60% deiner Pensionskasse, einer Krankentaggeldversicherung mit voller Lohnfortzahlung für sechs Wochen und einer weltweiten privaten Unfallversicherung stehen deine Absicherung und Unterstützung im Fokus. 
• Unsere modernen Arbeitsplätze in hellen Büros bieten dir ein angenehmes Umfeld – und weil kostenfreier Kaffee allein nicht reicht, warten eine abwechslungsreiche Snackbar und ein gut gefüllter Getränkekühlschrank auf dich. Massagen und ein Fitness- sowie Ruheraum fördern zusätzlich das Wohlbefinden und schaffen Balance im Arbeitsalltag. 
• Du kannst unsere kostenfreien Einstellhallenparkplätze nutzen und gemeinsam mit anderen Kolleg:innen auf unsere Poolfahrzeuge sowie ein E-Bike zurückgreifen. Zusätzlich steht dir eine Ladestation für E-Autos zur Verfügung. 
• Unsere Dachterrasse mit Grill und die einladende Küche werden für gemeinsame Mittagspausen, Grillabende oder einfach zum geselligen Beisammen genutzt. 
• Mit unserem individuell abgestimmten Onboarding startest du ab dem ersten Tag optimal – persönlich begleitet und bestens vorbereitet.

Werde Teil des Teams

Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung und auf ein erstes Kennenlernen!

Recruiter

Finja Wisch