CABMIN

Vos activités principales :

Le responsable de la SCCI, sous l’autorité de la cheffe du service de la correspondance et de son adjointe, assure le traitement de l'ensemble des correspondances adressées au ministre / aux ministres délégués par les particuliers, les associations, les institutionnels, les anciens élus, les membres des cabinets ministériels et toute personne dont le courrier ne relève ni de la section de la correspondance des élus et des ministres ni de la section des affaires réservées et de l’analyse des courriers ainsi que de tout courrier pouvant lui être attribué.

- s’assure du bon déroulement des process observés par l’équipe concernant l’analyse des courriers, leur enregistrement et leur expédition à flux tendu;

- il veille en particulier aux délais de traitement des courriers, notamment ceux signalés par les cabinets et à la maîtrise des stocks pouvant se constituer ; il doit notamment être en capacité de fixer des priorités ;

- pilotage en lien avec son adjoint de l’activité de la section et mise en place et suivi d’indicateurs d’activité et de performance, ces indicateurs s’inscrivant dans le cadre du pilotage exercé par la cheffe de service et son adjointe ;

- anime une équipe composée d’un adjoint, de catégorie A, de 11 rédacteurs de catégorie B et de 9 secrétaires gestionnaires de catégorie C , participation aux recrutements au sein de la section en lien avec la cheffe de service et son adjointe ;

- accompagne ses collaborateurs dans l’exercice de leurs missions et les aide à monter en compétences;

- valide les choix proposés résultant de l’instruction des courriers : réponses directes ou transmission à l'autorité compétente ;

- vérifie la fiabilité de l'ensemble des éléments des dossiers : qualité formelle et contenu en opportunité, avant transmission aux autorités concernées ;

- accompagnement au changement de l’équipe dans le cadre du passage à une nouvelle version de l’outil de traitement des courriers MAARCH, capacité à proposer et mettre en œuvre des évolutions organisationnelles liées aux flux de courriers à traiter, à une meilleure fiabilisation dans leur traitement ou liées à des demandes spécifiques des cabinets

- accompagnement au changement et est force de proposition dans le cadre d’actions à mener, liées à la modernisation du service : dématérialisation, polyvalence, mutualisation entre les équipes.

Composition du service

La section fait partie du service de la correspondance, composé de 60 agents dont la cheffe de service, attachée hors classe, et son adjointe, attachée principale, et 5 attachés, 23 secrétaires administratifs et 31 adjoints administratifs.

Liaisons hiérarchiques

Adjointe à la cheffe du service de la correspondance, attachée principale,
Cheffe du service de la correspondance, attachée hors classe,
Adjointe à la cheffe du BDC, attachée hors classe
Cheffe du BDC, CAIOM

Liaisons fonctionnelles

Sections du BDC, directions administration centrale, préfectures.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Ce poste comporte un aspect managérial et relationnel important, au regard du nombre de collaborateurs et d’interlocuteurs principalement en interne au ministère. Force de proposition attendue pour faire évoluer les procédures en terme de dématérialisation et de simplification. Discrétion, disponibilité, réactivité et capacité d’adaptation. Astreintes certains week-ends (1 week-end tous les 3-4 mois) .

Code(s)  fiche de l’emploi-type : ADM002A

Codes SAA et SAO :

SAA : SC 100000

SAO : SC 100000

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise
requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir

Avoir des compétences juridiques niveau maîtrise requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

Savoir s'organiser : niveau expert requis

Avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise requis

Savoir analyser : niveau maîtrise requis

Savoir rédiger : niveau maîtrise requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis

Savoir s'adapter : niveau expert requis

Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis

Savoir communiquer : niveau maîtrise requis

Autre : Bonne culture générale et goût pour l’actualité

Groupe RIFSEEP : 2

Activités du service

Le bureau du cabinet (BDC) est en charge du soutien du fonctionnement des cabinets du ministre et des ministres délégués :

- il est chargé de la logistique, du protocole et de l’événementiel : installation du cabinet, réceptions, cérémonies publiques et privées, grandes rencontres internationales, déplacements des ministres ;

- il prépare et assure le suivi budgétaire du cabinet et du bureau du cabinet dans le cadre de la LOLF et assure les fonctions de régisseur d'avances et de recettes du cabinet ;

- il assure la sécurité des réseaux pour le compte du cabinet (rôle de RSSI) en liaison avec la DSIC et assure la maintenance du parc informatique ainsi que celle du suivi des applications spécifiques du cabinet ;

- il assure le suivi de l'activité normative du ministère et participe à l'élaboration du programme du Gouvernement en lien avec le SGG ;

- il prépare les promotions dans l’Ordre national du mérite, la Légion d’honneur et la Médaille de la sécurité intérieure;

- il est chargé de la pré-gestion RH des personnels du BDC, des membres du cabinet du ministre de l’intérieur, et et des cabinets rattachés.

Vos perspectives

Expérience à valoriser sous les aspects : 
- animation d'une équipe et capacité à l’accompagner dans des changements et évolutions ;
- connaissance approfondie du ministère, des politiques publiques et des problèmes de société ;
- réactivité face à de multiples et demandes faites par un cabinet.

Fondement 2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique (anciennement 2° de l’article 4 de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984)