Executive Assistant Variosystems Europe (m/f/d)

JobsCloseBy Editorial Insights

Als Executive Assistant Europe bei Variosystems arbeiten Sie onsite in Steinach, Schweiz, in Vollzeit und unterstützen das Management Team bei Projektkoordination, Erstellung von Management-Präsentationen, Berichten und Dashboards sowie der Organisation von Meetings, Agenden und Protokollen. Sie fördern bereichsübergreifende Kommunikation, koordinieren Leadership-Meetings und Kundenbesuche und überwachen Aufgaben und Meilensteine; zudem tragen Sie zur Organisationsentwicklung und zum Change Management bei. Wichtig sind eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, starke Projektmanagement- und Organisationsfähigkeiten, exzellente Kommunikation und Diskretion, sehr gute MS Office 365 Kenntnisse, analytisches Denkvermögen und Selbstständigkeit in einem internationalen Umfeld. Deutsch und Englisch fließend, weitere europäische Sprachen von Vorteil. Bewerbungstipp: Heben Sie relevante Projekte, messbare Ergebnisse und Stakeholder-Erfahrung hervor und verdeutlichen Sie, wie Sie das European Management Team wirkungsvoll unterstützen.

Unternehmensbeschreibung

Variosystems entwickelt und fertigt elektronische Lösungen für Branchen, in denen Zuverlässigkeit entscheidend ist – darunter Medtech & Life Science, Industrie & Automation, Aerospace & Defence sowie Smart Infrastructure & Environment. Als langfristiger Partner von Innovatoren und Marktführern begleiten wir unsere Kunden entlang der gesamten Wertschöpfungskette: von der Idee und Entwicklung über validierte Baugruppen bis hin zur globalen Produktion. In unserem weltweiten Netzwerk arbeiten mehr als 2.800 Mitarbeitende gemeinsam daran, Ideen in zuverlässige elektronische Systeme zu überführen. 

Stellenbeschreibung

• Projektkoordination und Projektmanagement-Unterstützung für regionale Initiativen
• Erstellung von Management-Präsentationen, Berichten, Dashboards und Business Reviews
• Koordination von Management-Meetings, Agenden, Protokollen und Follow-up-Aktivitäten
• Administrative Unterstützung fürs Europa Management Team
• Organisation interner Leadership-Meetings und Kundenbesuche
• Unterstützung der bereichsübergreifenden Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den europäischen Standorten
• Überwachung von Aufgaben, Fristen und Projektmeilensteinen
• Unterstützung bei Aktivitäten im Bereich Organisationsentwicklung und Change Management

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation; Weiterbildung im Bereich Assistenz, Betriebswirtschaft oder Projektmanagement von Vorteil
• Ausgeprägte Projektmanagement- und Organisationsfähigkeiten
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und souveräner Umgang mit Stakeholdern
• Hohes Mass an Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365 (PowerPoint, Excel, Word, Teams, SharePoint)
• Analytisches Denken sowie ein gutes Verständnis für strukturierte Informationen und Zusammenhänge
• Selbstständige Arbeitsweise in einem dynamischen, internationalen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere europäische Sprachen sind von Vorteil

Zusätzliche Informationen

• Flache Hierarchien, direkte Kommunikation sowie eine Unternehmenskultur geprägt von Integrität, Mut und Verantwortungsbewusstsein.
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Entscheidungen effizient getroffen werden und Momentum nicht durch lange Freigabeprozesse verloren geht.
• Zusammenarbeit mit Kolleginnen, Kollegen und Kunden aus unterschiedlichen Ländern, Branchen und Perspektiven.
• Ein Arbeitsumfeld geprägt von Technologie, Neugier und kontinuierlicher Verbesserung.
• Anspruchsvolle Herausforderungen mit Skalierung, fachlicher Tiefe und genügend Komplexität, um kontinuierliches Lernen zu fördern.
• Flexibles Arbeitszeitmodell mit einer 40h-Woche.