Executive Assistent

JobsCloseBy Editorial Insights

TFH Holland zoekt een Executive Assistant & Office Manager die als verlengstuk van de Algemeen Directeur opereert en structuur brengt in een dynamische groeifase in Bussum. Je beheert de complexe agenda, plant en coördineert interne en externe afspraken, bewaakt prioriteiten en zorgt voor tijdige opvolging; daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt, beheer je mailbox en notuleer je vergaderingen, organiseer je reizen en zorg je voor een representatieve kantooromgeving. De ideale kandidaat heeft HBO werk- en denkniveau, minimaal 7 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur in zakelijke investerings- of consultancyomgevingen, en beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden, discretie en sterke stakeholdervaardigheden. Tips: pas je cv en motivatiebrief aan op concrete resultaten, geef voorbeelden van agenda-management, relatiebeheer en projectondersteuning, en benadruk waarom TFH Holland bij jou past; verstuur je cv en motivatiebrief via de sollicitatieknop of mail naar Lone van Lunen.

Ben jij een organisatorisch talent met oog voor detail en een servicegerichte houding? Bij TFH Holland zoeken we een Executive Assistant die zorgt dat alles op rolletjes loopt – zowel voor onze directeur als voor het team op ons kantoor in Bussum.

Wie is TFH Holland?

TFH is een jong en ambitieus bedrijf met locaties in Bussum en Vlijmen. Met een klein, hecht team van zes mensen werken we elke dag aan groei in de sectoren food, tech, en health. We investeren in veelbelovende MKB-bedrijven en richten ons op het realiseren van impact en innovatie. Als snelgroeiend team staan we aan het begin van een spannende reis, met volop kansen om samen te bouwen aan onze toekomst. Houd je van dynamiek en uitdaging? Dan pas je perfect bij TFH!

Wat ga je doen?

Als Executive Assistant & Office Manager ben je het verlengstuk van de Algemeen Directeur en tegelijkertijd een belangrijke spil binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat de juiste zaken op het juiste moment aandacht krijgen, bewaakt prioriteiten en brengt structuur aan in een dynamische omgeving waarin veel tegelijkertijd gebeurt.

Je bent betrokken bij uiteenlopende onderwerpen, schakelt dagelijks met collega's, ondernemers, investeerders en externe relaties en zorgt ervoor dat afspraken, projecten en acties niet tussen wal en schip vallen. Daarbij ben je niet bang om initiatief te nemen, vooruit te denken en anderen scherp te houden.

TFH Holland bevindt zich in een ambitieuze groeifase. Dat betekent dat processen, verantwoordelijkheden en prioriteiten regelmatig veranderen. Juist dat geeft jou energie. Je houdt overzicht wanneer de agenda volloopt, weet snel te schakelen wanneer plannen wijzigen en zorgt ervoor dat de organisatie professioneel en efficiënt blijft functioneren.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Proactief beheren van de complexe agenda van de Algemeen Directeur;

• Plannen, voorbereiden en coördineren van interne en externe afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten;

• Bewaken van prioriteiten, deadlines en actiepunten en zorgen voor tijdige opvolging;

• Fungeren als eerste aanspreekpunt namens de Directeur voor collega's, ondernemers, investeerders en andere relaties;

• Beheren van mailboxen, correspondentie en communicatie namens de Directeur;

• Voorbereiden van vergaderingen, presentaties, rapportages en besluitvormingsstukken;

• Notuleren van vergaderingen en bewaken van gemaakte afspraken;

• Coördineren van informatie tussen verschillende stakeholders en betrokken partijen;

• Signaleren van knelpunten, risico's en verbeterkansen en hier proactief op acteren;

• Organiseren van zakelijke reizen, reserveringen en overnachtingen;

• Ontvangen van gasten en onderhouden van een representatieve en professionele kantooromgeving;

• Verzorgen van lunches, bijeenkomsten en facilitaire zaken op het kantoor;

• Beheren en archiveren van documenten, contracten en overige administratieve stukken;

• Beantwoorden en afhandelen van inkomende telefoongesprekken;

• Ondersteunen bij organisatiebrede projecten en overige werkzaamheden die bijdragen aan het succes en de groei van TFH Holland.

Wat breng je mee?

• HBO werk en denkniveau;

• Minimaal 7 jaar ervaring als Executive Assistant, Personal Assistant, Management Assistant of vergelijkbare functie;

• Ervaring binnen een zakelijke, financiële, investerings- of consultancyomgeving is een sterke pré;

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en sterk gevoel voor prioriteiten;

• Proactieve instelling en het vermogen om meerdere dossiers tegelijkertijd te beheren;

• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands;

• Discreet, betrouwbaar en gewend om te werken met vertrouwelijke informatie;

• Politiek sensitief en sterk in stakeholdermanagement;

• Niet bang om initiatief te nemen en anderen aan afspraken te houden;

• Je bent niet op je mond gevallen, schakelt makkelijk met verschillende persoonlijkheden en weet wanneer je moet doorpakken.

Wat bieden wij?

• Een sleutelpositie binnen een ondernemende investeringsmaatschappij; 

• (Parttime) werken in een hecht en ambitieus team binnen een snelgroeiende investeringsmaatschappij;

• Een goed salaris passend bij jouw ervaring;

• Een fijne werkplek in ons karakteristieke pand in het centrum van Bussum;

• 28 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;

• Een afwisselende functie waarin je zichtbaar bijdraagt aan het succes van de organisatie.

Interesse?

Ben jij de enthousiaste, gestructureerde personal assistant die wij zoeken?  Stuur dan jouw cv en motivatiebrief via de onderstaande button. Nog vragen? Dan kan je mailen naar onze recruiter Lone, via [email protected]. Wij kijken ernaar uit om van je te horen!