Executive Assistenz in internationaler Managementberatung (m/w/d)

JobsCloseBy Editorial Insights

AlixPartners sucht eine Executive Assistenz in internationaler Managementberatung in Zürich zur Unterstützung zweier Partner und Managing Directors. Zu den Aufgaben gehören Reise- und Eventmanagement, Vor- und Nachbereitung von Kundenterminen, Material- und Präsentationsvorbereitung, E-Mail-Bearbeitung in DE/EN, Kontaktpflege, Mitarbeit bei Business Development sowie Vertragsunterstützung in Absprache mit der Rechtsabteilung. Gesucht wird eine abgeschlossene Berufsausbildung mit mindestens sieben Jahren Erfahrung als Assistent/in der Geschäftsleitung, idealerweise im Beratungsumfeld, exzellente Kommunikationsfähigkeiten, Organisationstalent, Diskretion, Teamfähigkeit, sehr gutes Englisch und MS Office Kenntnisse. Tipps für eine starke Bewerbung liefern Sie konkrete Beispiele zu Stressmanagement, Kalender- und Reisorganisation, Präsentationen und Datenbankpflege und betonen Sie Ihre Bereitschaft vor Ort in Zürich zu arbeiten; Hybridoptionen beachten.

„When it really matters“ – nichts beschreibt AlixPartners besser. Denn die Berater_Innen von AlixPartners übernehmen genau dann die Führung erfolgskritischer Projekte in einem Unternehmen, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Erfahrung und Umsetzungskompetenz sind hierbei wichtiger als theoretische Konzepte.
Als Ergänzung unseres Corporate Services Teams in unserem sehr zentral gelegenen Büro in Zürich suchen wir eine äusserst motivierte, flexible und dienstleistungsorientierte Person mit grossem Interesse an einem vielseitigen Aufgabengebiet.

Zum Aufgabengebiet zählen

• Administrative Unterstützung für zwei Partner & Managing Directors im Tagesgeschäft
• Reise- und Eventmanagement
• Organisation von internen und externen Events
• Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings
• Pflegen von Kontaktlisten und Unterstützung bei Business Development Aktivitäten
• Zusammenstellung relevanter Materialien
• Überwachung / Bearbeitung der Email-Eingänge der Managing Directors
• Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen
• Reisekostenabrechnung im Online Tool und tägliche Zeiterfassung
• Pflege der Kontaktdatenbank; Versand verschiedener Mailings an Kontakte
• Koordination und Steuerung von Terminen sowie Kommunikation und Austausch mit allen wichtigen internen und externen Ansprechpartnern
• Erledigung aller anfallender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Aktualisierung und Erstellung von Unterlagen, Präsentationsmaterial und Einholung von Auskünften (Internet-Recherche) 
• Unterstützung bei der Erstellung der Vertragsunterlagen für Kunden und entsprechende Aktualisierung unserer Firmeninternen Datenbank, in Absprache mit unserer Rechtsabteilung

Hintergrund und persönliche Kompetenzen

• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung als Assistent/-in (der Geschäftsleitung), idealerweise in einem Beratungsumfeld
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Mass an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion
• Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Teamfähigkeit
• Fähigkeit auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Themen sortieren zu können
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse

Wir bieten Ihnen umfassende Benefits und zahlreiche Initiativen unserer Employer Resource Groups – sprechen Sie uns gerne darauf an.

#LI-Hybrid

#LI-AP2

#LI-Ap2