Gestionnaire polyvalent administration générale et accueil du public

Gestionnaire polyvalent administration générale et accueil du public

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

1. Accueil du public et accompagnement des usagers

- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public ainsi que la gestion des accès au site ;
- Informer, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches administratives et dématérialisées ;
- Participer au fonctionnement du point d’accueil numérique (PAN) et à l’accompagnement numérique des usagers ;
- Participer à la remise de titres et documents administratifs.

2. Gestion administrative et secrétariat de la subdivision administrative Sud

- Assurer le traitement, l’enregistrement et le suivi du courrier de la subdivision administrative sud ;
- Participer à la préparation administrative et matérielle des dossiers, réunions et déplacements du secrétaire général et du commissaire délégué ;
- Assurer un appui administratif au fonctionnement courant du service ;
- Assurer l’intérim du secrétariat en cas d’absence de l’assistante de direction.

3. Suivi des missions du pôle affaires générales et libertés publiques

→ Missions principales
- Assurer la gestion administrative des dispositifs d’insertion professionnelle JSD/CDL :préparation des quotas annuels, vérification des dossiers, transmission aux services compétents, participation aux visites de contrôle et rédaction des bilans ;
- Assurer le suivi du greffe des associations et accompagner les associations dans leurs démarches administratives.

→ Missions transversales du pôle
- Participer, en appui du pôle, au suivi des missions relevant des affaires générales et libertés publiques : opérations électorales et révision des listes électorales, appels à projets et dispositifs de prévention ou de cohésion sociale notamment ;
- Élaborer, en tant que de besoin, des tableaux de suivi, bilans et états récapitulatifs.

4. Polyvalence et continuité de service

- Assurer un fonctionnement en binôme avec les agents du pôle ;
- Participer aux missions transversales organisées par la subdivision administrative sud ;
- Assurer un appui ponctuel sur les missions relevant de la réglementation générale et des libertés publiques;
- S’adapter aux priorités et besoins du service.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

La subdivision administrative Sud couvre l’ensemble de la province Sud, soit 13 communes représentant plus de 203 000 habitants. Son siège est situé à La Foa. Placée sous l’autorité du commissaire délégué de la République assisté d’un secrétaire général, elle assure des missions de représentation de l’État, de coordination territoriale des politiques publiques, de suivi des libertés publiques, d’administration générale, de contrôle administratif des actes des collectivités et d’accompagnement des communes et usagers.

Les services de la subdivision sont organisés autour de deux pôles :
- le pôle affaires générales et libertés publiques ;
- le pôle développement et interventions financières.

Le pôle affaires générales et libertés publiques assure notamment les missions relatives à l’accueil du public, aux libertés publiques, aux opérations électorales, à l’administration générale, au suivi de certains dispositifs interministériels ainsi qu’à l’accompagnement administratif des usagers et partenaires institutionnels.

Composition et effectifs du service

– Le secrétariat de direction : 1 agent de catégorie C (assistante)

– Le pôle « Affaires générales et libertés publique » : 1 Agent de Catégorie B : responsable de pôle, 2 agents de Catégorie C : gestionnaires, 1 service civique chargé du point d’accueil numérique

– Le pôle « Développement et interventions financières » : 1 agent de catégorie A : responsable du pôle, 2 agents de catégorie B : gestionnaires

– Le pôle Intendance : 1 conducteur, agent technique (adjoint technique), 1 cuisinière, agent d’intendance à la résidence du commissaire délégué (adjoint administratif)

Liaisons hiérarchiques

Sous l’autorité du chef du pôle affaires générales et libertés publiques, en lien avec la secrétaire générale et le commissaire délégué.

Liaisons fonctionnelles

Services du haut-commissariat – collectivités (province Sud, communes notamment) - usagers

Vos perspectives :

Évolution possible vers des fonctions de gestionnaire réglementation générale, administration générale ou libertés publiques.

Durée attendue sur le poste : 4 ans

Connaissances techniques

Avoir des compétences juridiques / niveau pratique requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique requis

Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau initié requis

Savoir-faire

Accueil du public / Niveau maîtrise Requis

Savoir appliquer la réglementation / niveau maîtrise requis

Savoir s'organiser / niveau maîtrise requis

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise requis

Savoir rédiger / niveau pratique requis

Savoir analyser / niveau pratique requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise requis

savoir communiquer / niveau maîtrise requis

savoir s'adapter / niveau maîtrise requis

Localisation administrative et géographique :

Subdivision administrative sud - La Foa

Poste à pourvoir sur La Foa, avec une proximité géographique de résidence avec le lieu d’affectation souhaitée

Code fiche de l’emploi : FP2ADM03 (0.4) / FPUSA002 (0.4) / FPDIR038 (0.2)

Qui contacter ?

Mme la Secrétaire générale de la subdivision administrative Sud – Tél 200 136 – [email protected]

Mme la cheffe de pôle des affaires générales et des libertés publiques – Tél 200 143 – [email protected]

Le poste est-il ouvert aux contractuels? Non

La date limite de dépôt des candidatures est fixée à un mois à compter de la publication sur MOB-MI

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Lettre de motivation, curriculum vitae et voir le formulaire de demande de mobilité.

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes
https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Les personnes intéressées à poser leur candidature sont invitées à suivre la procédure suivante en fonction de leur statut :

Les agents du ministère de l'intérieur et de l'outre-mer doivent utiliser l'application MOB-MI ;

Les agents issus d'autres administrations doivent formaliser leur demande sur le site "Choisir le service public".

Code général de la fonction publique, notamment le titre II du livre VIII de la partie législative