Management/Office assistent (0,8 fte)-FWN - Leids Instituut voor Onderzoek in de Natuurkunde (LION)

Houd jij van een afwisselende en veelzijdige baan? Haal je voldoening uit het helpen van collega’s en krijg je energie van het ondersteunen van wetenschappers/groepsleiders? Wil je de spin in het web van een onderzoeksgroep zijn? Werk je daarnaast graag in een leuk en dynamisch team? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!

Dit ga je doen

Het LION is op zoek naar ondersteuning voor een aantal onderzoeksgroepen. Het betreft een veelzijdige en dynamische functie.  Je hebt veel contact met de senior wetenschappers waarvoor je werkt en met de groepsleden van hun onderzoeksgroepen. Jij zorgt dat tal van administratieve processen soepel lopen.

De voornaamste taken zijn:

• • Personeelsadministratie, inclusief sollicitatieprocedures, aanstellingsprocessen en mutaties in het HR-systeem (AFAS)
  • Bewaken van het onboardingproces voor nieuwe collega's
  • Verzorgen van de administratie en ondersteuning rond promovendi en de graduate school
  • Medewerkers ondersteunen met personele en financiële zaken (eerste aanspreekpunt, o.a. declaraties en het tijdschrijven in Vidatum)
  • Dienst- en congresreizen boeken, hotels en visa regelen
  • Publicaties verzamelen en registreren in Lucris/Converis
  • Bijeenkomsten organiseren
  • Leveren van extra ondersteuning voor het instituut wat de vakgroepen overstijgt.

Hier ga je werken

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als management/office assistant; ervaring binnen een universiteit is een pre;
• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau;
• Je bent organisatorisch sterk en je hebt affiniteit met procesbewaking;
• Je werkt accuraat en gestructureerd;
• Je bent handig met geautomatiseerde systemen/processen;
• Je bent zowel zelfstandig als een goede teamplayer;
• Je bent creatief en je kunt je handig manoeuvreren tussen processen;
• Je hebt de flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen in een dynamische omgeving;
• Je hebt een uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift;
• Je bent beschikbaar op vrijdag.

Dit bieden we je

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris tussen €3.202,- en maximaal €4159,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 7);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Het is mogelijk 1 dag per week thuis te werken met een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringen en opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

Solliciteren of meer weten?

• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid