Managementassistente

JobsCloseBy Editorial Insights

SWARCO zoekt een proactieve managementassistente die CEO, CFO en COO ondersteunt en samen met een ervaren collega het directieteam ontzorgt. Je beheert complexe agenda’s, regelt internationale reizen en notuleert met AI-tools, terwijl je als verbindende schakel tussen directie en organisatie rust en structuur brengt. Belangrijk: aantoonbare ervaring als managementassistent of directiesecretaresse, uitstekende Nederlandse en Engelse taalvaardigheid (Duits is een pré), sterk in plannen en prioriteren, en ervaring met internationale reisplanning. Wij bieden een marktconform salaris van 3.389,85 tot 5.373,04 euro op basis van 40 uur, 8% vakantiegeld, 25 verlof- en 13 ATV-dagen, en ruimte voor initiatief. Solliciteer met CV en korte motivatie, en geef concrete voorbeelden van agenda- en reismanagement, notuleren en AI-toepassingen, via [email protected].

Bedrijfsomschrijving

Met meer dan 5.000 collega’s wereldwijd dragen we bij aan innovatieve mobiliteitsoplossingen die het verkeer veiliger, slimmer en duurzamer maken. Van Europa tot Azië en van Noord-Amerika tot Australië – waar je ook kijkt, SWARCO is in beweging. Sluit jij je aan bij ons team?

Vacatureomschrijving

Dienstverband: Fulltime / Parttime bespreekbaar

Ben jij een proactieve, punctuele en communicatief sterke managementassistente die rust weet te brengen in een dynamische omgeving? Krijg je energie van het ondersteunen van een directieteam en het samenwerken met een ervaren collega? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Over de functie
Als Managementassistente van ons directieteam ondersteun je de CEO, CFO en de COO. Je gaat samen met de huidige managementassistente een hecht team vormen. Samen zorgen jullie ervoor dat de directie optimaal ontzorgd wordt en zich volledig kan richten op strategische en organisatorische vraagstukken.

In deze veelzijdige rol voer je complex agendabeheer uit, plan je internationale reizen, bewaak je deadlines en creëer je structuur in een veeleisende omgeving. Tegelijkertijd heb je een verbindende rol richting de rest van de organisatie.

Wat ga je doen?

• Complex en proactief agendabeheer voor CEO, CFO en COO.
• Organiseren van internationale reizen, inclusief logistiek, visumprocedures, hotels en briefingmateriaal.
• Het organiseren van bijeenkomsten op externe locaties.
• Voorbereiden, verzamelen en bewaken van vergaderstukken en zorgen dat deze tijdig beschikbaar zijn.
• Notuleren en uitwerken van verslagen, waarbij je AI-tools gebruikt om slimmer, sneller en efficiënter te werken.
• Signaleren van knelpunten, vooruitdenken en meebewegen met veranderende prioriteiten.
• Bewaken van rust in een omgeving waarin veel gebeurt en waarin jij het overzicht behoudt.
• Fungeren als verbindende schakel tussen directie en de rest van de organisatie.
• Samenwerken met je collega‑directiesecretaresse om de totale ondersteuning naar een hoger niveau te tillen.

Wat bieden wij?

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.389,85 en € 5.373,04 o.b.v. 40 uur, afhankelijk van jouw opleiding en ervaring.
• 8% vakantiegeld.
• 25 vakantiedagen én 13 atv-dagen, omdat we een goede werk-privébalans erg belangrijk vinden.
• Een afwisselende en verantwoordelijke rol binnen een betrokken en professioneel directieteam.
• De kans om actief bij te dragen aan een moderne, digitale en toekomstgerichte manier van werken.
• Een collegiale samenwerking met een ervaren directiesecretaresse.
• Een omgeving waar initiatief en ideeën worden gewaardeerd.

Functie-eisen

Je bent iemand die stevig in de schoenen staat, communicatief uitblinkt en graag meedenkt met de mensen die je ondersteunt. Je brengt structuur, overzicht en rust.

Verder neem je mee:

• Ervaring als managementassistente, directiesecretaresse of vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (woord en geschrift).
• Kennis van de Duitse taal is een pré.
• Sterke vaardigheid in het organiseren, plannen en prioriteren.
• Ervaring met internationale reisplanning.
• Enthousiasme voor het inzetten van AI‑toepassingen in je werk, zoals:
  • sneller notulen verwerken,
  • verslagen opstellen,
  • e-mails samenvatten,
  • informatie structureren.
• Een natuurlijke kalmte, professionaliteit en discretie.
• Een dienstverlenende instelling: je bent anticiperend, opmerkzaam en altijd een paar stappen vooruit.

Aanvullende informatie

SWARCO Nederland - Wie zijn wij en waar zijn we trots op?
SWARCO is een toonaangevende speler in verkeersmanagement, openbare verlichting en technische infrastructuur. Vanuit ons hoofdkantoor in Amersfoort levert onze IT-afdeling hoogwaardige IT-dienstverlening. We zijn trots op onze innovatieve projecten en de impact die we elke dag maken op mobiliteit en duurzaamheid.

Met vestigingen door heel Nederland werken we aan energievoorzieningen, verlichting van steden en snelwegen, en het verbeteren van verkeersdoorstroming. Bij SWARCO combineren we vakmanschap met teamspirit en jouw bijdrage maakt ons nog sterker!

Ready?
Solliciteer dan nu! Ook als je nog vragen hebt kun je contact opnemen met ons recruitment team via [email protected].

#LI-JV1 #ITS