Medewerker Algemene Ondersteuning

JobsCloseBy Editorial Insights

Deze vacature bij het Ministerie van Defensie zoekt een Medewerker Algemene Ondersteuning die als eerste aanspreekpunt fungeert, administratieve en facilitaire taken uitvoert en organisatorische ondersteuning biedt bij evenementen. Belangrijkste taken: frontoffice en backoffice procedures, agendabeheer, bezoekers ontvangen, defectmeldingen verwerken, leveranciers en gebouwbeheer aansturen en vergaderingen en bijeenkomsten voorbereiden. Vereisten: MBO werk- en denkniveau, 38 uur en bij voorkeur ervaring als administratief ondersteuner; sterke communicatieve vaardigheden, klantgerichtheid en het vermogen meerdere taken tegelijk te managen. Let op integriteit, security screening en mogelijk assessment. Tip voor je sollicitatie: pas je CV aan op frontoffice, evenementenorganisatie en IKB, geef concrete voorbeelden van initiatief en stressbestendigheid. Salaris €2.918-€3.522 bruto per maand, tijdelijk met zicht op vaste aanstelling, 2 jaar, 38 uur.

---

Vacature kenmerken

Standplaats Soesterberg Contractduur 2 jaar Uren per week 38 - 38 Maandsalaris €2.918,00 - €3.522,00 Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 04 - Burgerschaal IBBAD 04 Niveau MBO Vakgebied Facilitair / dienstverlening Vacaturenummer 70361 Dienstverband ​Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling​ Functiegroep Burger

Functieomschrijving

 

Werkzaamheden

1. Voert administratieve ondersteuningswerkzaamheden uit door:
- Het optreden als eerste aanspreekpunt voor in- en externe partijen op het gebied van administratieve aangelegenheden;
- Signaleren knelpunten op het gebied van kwaliteit, betrouwbaarheid, veiligheid e.d. van de geleverde diensten en producten;
- Het administratief en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, besprekingen en evenementen;
- Het verzorgen van het beheer van de kantoorartikelen en het aangeven van de behoefte op dit gebied;
- Het signaleren van defecten en het administratief verwerken van defectenmeldingen;
- Het bijhouden van de agenda; het bewaken van gemaakte afspraken;
- Het ontvangen, te woord staan en begeleiden van bezoekers;
- Bijdragen aan toegangsbeheer en beveiliging.

2. Voert facilitaire ondersteuningswerkzaamheden uit door:
- Toezicht op door derden uitgevoerde facilitaire en/of logistieke werkzaamheden en afwijkingen signaleren;
- Faciliteren bij het gebouwbeheer en het aangeven van de behoefte op dit gebied; 
- Na opdracht zelfstandig over zowel korte als langere afstanden een boodschap of product af te leveren of op te halen.

3. Voert organisatorische ondersteuningswerkzaamheden uit door:
- Treedt op als aanspreekpunt bij de organisatie van evenementen en bijeenkomsten.
- Het voeren van overleg met in- en externe partijen omtrent de voorbereiding en organisatie van evenementen;
- Neemt initiatieven bij de uitvoering van de evenementen;
- Het opstellen en bijhouden van deelnemerslijsten bij diverse door de eenheid georganiseerde evenementen en of bijeenkomsten.

- Functionaris is verantwoording verschuldigd aan H-AOG over de uitvoering en kwaliteit van de geleverde werkzaamheden. 

Functie-eisen

Vaardigheden
- Kennis van frontoffice en backoffice procedures;
- Communicatieve, klantgerichte vaardigheden
- Vermogen om meerdere taken op te pakken en prioriteiten te stellen;
- Analytische en probleemoplossende vaardigheden;
- Flexibiliteit en stressbestendigheid, met de mogelijkheid om te werken in een dynamische omgeving.

Kwalificaties
Ervaringseisen
Gewenst is ervaring als administratief ondersteuner

Kennis/opleidingseisen
- MBO werk- en denkniveau

Jouw profiel:
- Alles wat jij doet, doe je voor onze specialisten. Je bent gedreven, beschikt over een hands-on mentaliteit, en hebt een representatieve houding. Je bent klantgericht, kan prioriteiten stellen en kan makkelijk je weg vinden in de organisatie. Ook kan je goed omgaan met mensen en heb je overtuigingskracht. Bovendien heb jij oog voor detail. Zo zorg jij ervoor dat alles vlekkeloos verloopt op de afdeling. Dankzij jouw inzet kunnen onze specialisten zich volledig richten op hun werk. 

Competenties:
- Initiatief 
- Klantgericht 
- Verantwoordelijk 
- Nauwkeurig 
- Netwerken 
- Samenwerken
- Flexibel 
- Communiceren 
- Integer
- Stressbestendig

Fysieke eisen:
- In staat zijn om tilwerkzaamheden te verrichten;
- In staat zijn om veel in beweging te zijn gedurende meerdere uren per dag;
- In staat zijn om onder uiteenlopende weersomstandigheden te werken.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 04 - Burgerschaal IBBAD 04 Salarisomschrijving Dit salaris is gebaseerd op een 38 urige werkweek Maandsalaris €2.918,00 - €3.522,00 Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling Contractduur 2 jaar Minimaal aantal uren per week 38 Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Bestuursstaf

Afdelingsomschrijving

Het Defensie Cyber Commando (DCC) is onderdeel van de Bestuursstaf. Het DCC levert de digitale slagkracht voor vrede en veiligheid. Met Multidisciplinaire Cyber Teams voeren wij militaire cyberoperaties uit in het belang van Nederland en haar bondgenoten. Dit kan zowel zelfstandig alsook geïntegreerd met andere krijgsmachtonderdelen om het gewenste militaire effect te leveren.

Wij kunnen digitale systemen van tegenstanders aanvallen, manipuleren of uitschakelen. Dat kunnen systemen van andere landen of van (terroristische) organisaties zijn. Het DCC werkt hiertoe nauw samen met de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD). Verder geldt het DCC als kennisautoriteit militaire cyber. Wij verzorgen Opleiding en Training voor de gehele krijgsmacht. Professionals binnen en buiten Defensie kunnen bij ons terecht voor Kennis en Expertise.

Het Defensie Cyber Commando (DCC) rapporteert in directe lijn aan de CDS. Het DCC bestaat, naast de commandant (C-DCC) en de plaatsvervangend commandant (P-DCC), uit een staf en vier eenheden: de taskforce Militaire Cyberoperaties (MCO), de Cyber Readiness Force (CRF), het Cyber Warfare & Training Centre (CWTC) en de Cyber Reservisten (CyberRes).  Het CWTC bestaat uit een commandant (C-CWTC), een plaatsvervanger (P-CWTC), een stafgroep, een warfare- en een training center. 

Functionaris maakt onderdeel uit van de stafgroep binnen de afdeling Algemene Ondersteunings Groep (AOG). De functionaris is verantwoordelijk voor het uitvoeren van verscheidene werkzaamheden onder andere op het gebied van facilitaire en logistieke werkzaamheden, knelpunten in de kwaliteit, betrouwbaarheid en veiligheid signaleren en algemene assisterende werkzaamheden.

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/bestuursstaf

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

[email protected]
[email protected]

 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

[email protected]
[email protected]