Medewerker algemene ondersteuning 591727

JobsCloseBy Editorial Insights

De vacature bij het Ministerie van Defensie in de Bestuursstaf zoekt een Medewerker Algemene Ondersteuning voor 38 uur per week, met uitzicht op vast dienstverband. Je levert administratieve ondersteuning zoals documenten en agenda beheer, organiseert vergaderingen en evenementen, bewaakt kwaliteit en ondersteunt bij communicatie met interne en externe partijen, en verricht facilitaire taken zoals gebouwbeheer. Vereisten: MBO 4, ervaring als administratief ondersteuner, kennis van Jira, PowerPoint en MS Office, en communicatie, klantgerichtheid, organisatorische vaardigheden en stressbestendigheid. Tips: geef concrete voorbeelden van multitasking en verbeteringen, pas je CV aan op de gevraagde competenties, toon initiatief en bereidwilligheid tot een veiligheidsonderzoek; bereid je voor op een assessment en benoem IKB. Solliciteer via [email protected].

---

Vacature kenmerken

Standplaats Soesterberg Contractduur 2 jaar Uren per week 38 - 38 Maandsalaris €3.035,00 - €4.205,00 Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07 Niveau MBO 4 Vakgebied Administratief / secretarieel Vacaturenummer 71251 Dienstverband ​Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling​ Functiegroep Burger

Functieomschrijving

1. Leveren van algemene administratieve ondersteuning door:
a. Het uitvoeren van diverse administratieve taken, zoals het opstellen en bewerken van documenten en het beheren van agenda's;
b. Het bijhouden, overzicht houden van de verschillende taken in de systemen;
c. Het ondersteunen bij het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen, inclusief het maken van afspraken, het verzorgen van de benodigde facilitaire middelen;
d. Het bewaken van de kwaliteit en nauwkeurigheid van de administratieve werkzaamheden en waar nodig verbeteringen voorstellen. 

2. Bijdragen aan interne en externe communicatie door:
a. Het onderhouden van contacten met interne en externe partijen, zowel mondeling als schriftelijk;
b. Het fungeren als aanspreekpunt voor vragen en verzoeken van interne en externe stakeholders;
c. Het voeren van overleg met in- en externe partijen omtrent de voorbereiding en organisatie van evenementen

3. Uitvoeren van facilitaire ondersteuningswerkzaamheden door:
a. Toezicht op door derden uitgevoerde facilitaire en/of logistieke werkzaamheden en afwijkingen signaleren;
b. Faciliteren bij het gebouwbeheer en het aangeven van de behoefte op dit gebied; 
c. Het ontvangen, te woord staan en begeleiden van bezoekers en bijdragen aan de beveiliging van toegangsbeheer.

Functie-eisen

Vaardigheden
- Kennis van frontoffice en backoffice procedures;
- Communicatieve, klantgerichte vaardigheden
- Vermogen om meerdere taken op te pakken en prioriteiten te stellen;
- Analytische en probleemoplossende vaardigheden;
- Flexibiliteit en stressbestendigheid, met de mogelijkheid om te werken in een dynamische omgeving.

Kwalificaties
Ervaringseisen
Gewenst is ervaring als administratief ondersteuner

Kennis/opleidingseisen
- MBO werk- en denkniveau
- JIRA
- Powerpoint
- Microsoft office

Jouw profiel:
- Alles wat jij doet, doe je voor onze specialisten. Je bent gedreven, beschikt over een hands-on mentaliteit, en hebt een representatieve houding. Je bent klantgericht, kan prioriteiten stellen en kan makkelijk je weg vinden in de organisatie. Ook kan je goed omgaan met mensen en heb je overtuigingskracht. Bovendien heb jij oog voor detail. Zo zorg jij ervoor dat alles vlekkeloos verloopt op de afdeling. Dankzij jouw inzet kunnen onze specialisten zich volledig richten op hun werk. 

Competenties:
- Initiatief 
- Klantgericht 
- Verantwoordelijk 
- Nauwkeurig 
- Samenwerken
- Flexibel 
- Communiceren 
- Stressbestendig

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07 Salarisomschrijving Dit salaris is gebaseerd op een 38 urige werkweek Maandsalaris €3.035,00 - €4.205,00 Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling Contractduur 2 jaar Minimaal aantal uren per week 38 Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Bestuursstaf

Afdelingsomschrijving

Het Defensie Cyber Commando (DCC) is onderdeel van de Bestuursstaf. Het DCC levert de digitale slagkracht voor vrede en veiligheid. Met Multidisciplinaire Cyber Teams voeren wij militaire cyberoperaties uit in het belang van Nederland en haar bondgenoten. Dit kan zowel zelfstandig alsook geïntegreerd met andere krijgsmachtonderdelen om het gewenste militaire effect te leveren.

Wij kunnen digitale systemen van tegenstanders aanvallen, manipuleren of uitschakelen. Dat kunnen systemen van andere landen of van (terroristische) organisaties zijn. Het DCC werkt hiertoe nauw samen met de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD). Verder geldt het DCC als kennisautoriteit militaire cyber. Wij verzorgen Opleiding en Training voor de gehele krijgsmacht. Professionals binnen en buiten Defensie kunnen bij ons terecht voor Kennis en Expertise.

Het Defensie Cyber Commando (DCC) rapporteert in directe lijn aan de CDS. Het DCC bestaat, naast de commandant (C-DCC) en de plaatsvervangend commandant (P-DCC), uit een staf en vier eenheden: de taskforce Militaire Cyberoperaties (MCO), de Cyber Readiness Force (CRF), het Cyber Warfare & Training Centre (CWTC) en de Cyber Reservisten (CyberRes).  Het CWTC bestaat uit een commandant (C-CWTC), een plaatsvervanger (P-CWTC), een commandgroep, een warfare- en een training center. 

Functionaris maakt onderdeel uit van de commandgroep binnen de afdeling Algemene Ondersteunings Groep (AOG). De functionaris is verantwoordelijk voor het uitvoeren van verscheidene werkzaamheden onder andere op het gebied van administratief- facilitair- en logistieke werkzaamheden, knelpunten in de kwaliteit, betrouwbaarheid en veiligheid signaleren en algemene assisterende werkzaamheden.

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/bestuursstaf

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

[email protected]

 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

[email protected]