Mitarbeiter/in Empfang/Administration 40-80%

Tertianum, ein führender Anbieter im betreuten Wohnen, sucht am Etzelgut in der Region Zürich eine/n Mitarbeiter/in Empfang/Administration. Die Stelle arbeitet vor Ort in Zürich und richtet sich an Menschen, die Freude an der Arbeit mit älteren Gästen haben und administrative Prozesse gern gestalten. Die Rolle verbindet Empfangstätigkeiten mit operativer Unterstützung der Verwaltung und bietet die Chance, in einem motivierten Team einen positiven Einfluss auf das Leben der Gäste zu nehmen.

Die Position gehört zur Verwaltung eines Hauses, das auf Nähe, Diskretion und Service setzt. Wer gern Verantwortung übernimmt, freundlich auf Gäste zugeht und systematisch arbeitet, würde hier gut hineinpassen. Die Aufgabe erfordert eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie den sicheren Umgang mit gängigen Software-Tools.

Zu Beginn ist ein Pensum von 80 % vorgesehen, während der Einarbeitungs- und Probezeit. Ab März 2027 wird das Pensum auf 40 % reduziert, und der Einsatz erfolgt dann an zwei fest vereinbarten Arbeitstagen pro Woche.

Der Alltag hinter dem Empfangstresen

Du betreust die Gästeadministration und stehst Gästen sowie internen Besuchern als Ansprechperson zur Verfügung. Am Empfang bist du die zentrale Anlaufstelle, koordinierst Telefonate und sorgst dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren. Zusätzlich übernimmst du eigenständig die monatliche Fakturierung, prüfst Unterlagen sorgfältig und arbeitest termingerecht ab. Neben der administrativen Unterstützung der Geschäftsführung erstellst und verwaltest du Vertragsunterlagen, kümmerst dich um Kreditorenkonten und behältst stets den Überblick über Büromaterial und Drucksachen. Du bringst dich auch in Marketingmaßnahmen und Veranstaltungen ein, damit Projekte geplant, umgesetzt und koordiniert werden können.

Was du mitbringen solltest

• Abschluss als Kauffrau oder Kaufmann EFZ und mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Fundierte Erfahrung in der Fakturierung mit SAP und die Fähigkeit, diese eigenständig, zuverlässig und termingerecht durchzuführen
• Sehr gute Informatikkenntnisse, insbesondere in MS Office, CRM, CMS und SAP
• Eine genaue, strukturierte Arbeitsweise
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Eine herzliche und humorvolle Grundeinstellung
• Freude an vielseitigen Herausforderungen

Arbeitszeiten, Vorteile und weitere Details

Derzeit ist für diese vielseitige Funktion ein 80%-Pensum vorgesehen, besonders während der Einarbeitung. Ab März 2027 reduziert sich das Pensum auf 40 %, und der Einsatz erfolgt dann an zwei fest vereinbarten Arbeitstagen pro Woche. Der Arbeitsort bleibt Zürich und die Position erfolgt onsite.

Zu den Vorteilen gehören interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten, ein freier Tag im Geburtstagsmonat, ein tägliches Mittagessen für CHF 10, Vergünstigungen bei Sunrise Mobil- und Internet-Abos, Rabatte auf ausgewählte Krankenkassen-Zusatzversicherungen, ein SBB-Halbtaxabonnement sowie diverse Flottenrabatte. Weitere Benefits sind auf der Website von Tertianum zu finden.

Weitere Details zu Benefits finden Sie auf der Website der Unternehmung.

Tipps für deine Bewerbung

Setze oben auf der ersten Seite deines Lebenslaufs deine kaufmännische Ausbildung EFZ und deine relevante SAP-Fakturierungserfahrung in den Vordergrund, damit der Leser sofort erkennt, dass du die Must-haves erfüllst.

Belege deine Must-haves mit konkreten Beispielen: Erwähne eine erfolgreiche, eigenständige Fakturierung in SAP, beschreibe, wie du Verträge erstellt oder Kreditorenkonten verwaltet hast und belege deine präzise Arbeitsweise mit kurzen Zahlen oder Ergebnissen, wenn möglich.

Bereite dich auf das Interview vor, indem du eine kurze Fallbeschreibung vorbereitest, in der du eine monatliche Fakturierung inklusive Kontrollen schilderst und zeigst, wie du Termine einhältst. Erläutere auch, wie du den Empfang und die Gästekontakte organisierst, damit der Ablauf hinter dem Empfangstresen greifbar wird.

Eine gute Frage, die du stellen kannst: Wie wird ab März 2027 der Wechsel auf 40 % konkret umgesetzt, und welche zwei festen Arbeitstage pro Woche sind vorgesehen?

So bewirbst du dich

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