Personal Assistant & Office Manager (m/w/d) - Geschäftsführung DACH
CooperCompaniesJobsCloseBy Editorial Insights
CooperCompanies sucht ab sofort in Darmstadt eine Personal Assistant & Office Manager (m/w/d) für die Geschäftsführung DACH. Die Rolle verbindet anspruchsvolle Assistenz mit Office Management: Du steuerst komplexe Kalender, koordinierst Termine und Geschäftsreisen, bereitest Präsentationen und Managementunterlagen vor und repräsentierst das Unternehmen serviceorientiert. Du sorgst für reibungslose Abläufe, unterstützt HR und bereichsübergreifende Projekte und begleitest Onboarding. Du bringst eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, mehrjährige Erfahrung, Organisationsstärke, Diskretion sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit. Tipp: Heben Sie konkrete Erfolge in Prozessoptimierung, Onboarding, vertraulichem Handling und internationaler Stakeholder-Kommunikation hervor, zeigen Sie Hands-on-Mentalität, nennen Sie KPIs und begründen Sie Ihre Motivation, Teil eines globalen Teams zu werden.
Wir suchen ab sofort für unseren Standort in Darmstadt:
Personal Assistant & Office Manager (m/w/d) - Geschäftsführung DACH / Vollzeit
Deine Aufgaben:
Als Persönliche Assistenz des Geschäftsführers und Office Manager (m/w/d) übernimmst du eine zentrale Schlüsselrolle in unserem Unternehmen. Du sorgst dafür, dass unser Geschäftsführer optimal unterstützt wird, Prozesse reibungslos funktionieren und sich Mitarbeitende, Kunden und Geschäftspartner jederzeit professionell betreut fühlen. Dabei arbeitest du eigenverantwortlich, behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick und bringst dich aktiv mit Ideen zur Optimierung von Prozessen ein.
Als zentrale Ansprechperson unterstützt du unseren Geschäftsführer im strategischen und operativen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe effizient und reibungslos funktionieren.
Du koordinierst und steuerst eigenverantwortlich einen komplexen Kalender, sowieTermine, Meetings und Geschäftsreisen und stellst sicher, dass auch bei vielen parallelen Themen nichts aus dem Blick gerät und stellst die Nachverfolgung sicherWichtige Präsentationen, Berichte, Protokolle und Managementunterlagen bereitest du eigenständig, professionell und mit einem hohen Qualitätsanspruch vor.
Als zentrale Schnittstelle im Unternehmen repräsentierst Du im Austausch mit Mitarbeitenden, Führungskräften, Kunden, Lieferanten und weiteren Geschäftspartnern unser Unternehmen kompetent und serviceorientiert.
Du steuerst die Büroorganisation, bearbeitest eingehende Anfragen und sorgst dafür, dass Informationen schnell und zuverlässig ihren Weg finden.
Für ein modernes und professionelles Arbeitsumfeld koordinierst du externe Dienstleister, unterstützt bei Facility-Themen und hältst organisatorisch die Fäden zusammen.
Du begleitest neue Mitarbeitende bei ihrem Start ins Unternehmen und trägst durch die Organisation eines gelungenen Onboardings zu einer positiven Employee Experience bei.
Gemeinsam mit HR und anderen Fachbereichen unterstützt du administrative Prozesse und bereichsübergreifende Projekte.
Mit deinem Blick für Verbesserungen hinterfragst du bestehende Abläufe, bringst eigene Ideen ein und gestaltest Prozesse aktiv mit.
Vertrauliche Informationen behandelst du jederzeit mit höchster Diskretion und Professionalität.
Das bringst du mit:
Du bist eine serviceorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent und arbeitest gerne selbstständig. Dabei denkst du vorausschauend, erkennst Handlungsbedarfe frühzeitig und findest pragmatische Lösungen. Mit deinem professionellen Auftreten, deiner Kommunikationsstärke und deinem hohen Maß an Diskretion schaffst du Vertrauen auf allen Ebenen.
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren Position
Ausgeprägte Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen und mehrere Themen gleichzeitig zu steuern
Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität
Professionelles Auftreten, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein
Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint)
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicheres Auftreten im Umgang mit Führungskräften und unterschiedlichen Stakeholdern auch auf internationaler Ebene
Teamgeist, Eigeninitiative und die Bereitschaft, Prozesse aktiv mitzugestalten und kontinuierlich zu verbessern
Die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren, vorausschauend zu handeln und als zentrale Schnittstelle einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.
Das bieten wir dir:
Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit hoher Sichtbarkeit und direkter Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer und seinem Geschäftsleitungsteam
Ein internationales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und einer offenen Unternehmenskultur
Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, Prozesse und Projekte aktiv mitzuentwickeln
Hybrides Arbeitsmodell für eine ausgewogene Balance zwischen Beruf und Privatleben
Ein strukturiertes Onboarding für einen erfolgreichen Start
Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten in einem global agierenden Unternehmen
Attraktive Vergütung sowie betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
Employee Stock Purchase Plan zur Teilhabe am langfristigen Unternehmenserfolg
Bike-Leasing, Corporate Benefits und attraktive Mitarbeiterrabatte
30 Urlaubstage sowie zusätzliche Freistellungen für besondere persönliche Anlässe
Internationale Projekte und Mitarbeitendeninitiativen zu Themen wie Diversity & Inclusion, Women's Mentoring und Work-Life-Balance