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Projektkoordinator:in Helmholtz Werkraum (m/w/d)

Helmholtz-Gemeinschaft
11 hours ago
Full-time
On-site
Berlin, 16

JobsCloseBy Editorial Insights

Der Helmholtz Werkraum sucht ab sofort eine:n Projektkoordinator:in Helmholtz Werkraum (m/w/d) in Berlin, Vollzeit, befristet auf fünf Jahre, onsite. Du bist verantwortlich für Aufbau und Organisation des neuen gemeinschaftsweiten Arbeitsformats, koordinierst Werkraum-Treffen, bereitest Arbeitsstände vor, führst Dokumentationen und Protokolle sauber nach und pflegst ein Wissensarchiv. Du baust ein Netzwerk relevanter Expert:innen auf und förderst den Austausch zwischen Helmholtz-Zentren, damit daraus übertragbare Lösungen entstehen. Anforderungen: abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Qualifikation, hervorragende Organisationsfähigkeiten, Erfahrung in Gremienbetreuung, Veranstaltungsorganisation oder Wissensmanagement, sicherer Umgang mit Office-Tools und Datenbanken, sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse. Bewerbungsfrist 16.09.2026; aussagekräftige Unterlagen an Dr. Sabine Helling-Moegen, Bewerbungen per E-Mail oder Post sind nicht möglich. Bei Fragen wende dich an Christina Wenzel unter [email protected]. Jetzt über den Link bewerben.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für die Geschäftsstelle am Standort Berlin eine:n

Projektkoordinator:in Helmholtz Werkraum (m/w/d)

Werde Teil der Geschäftsstelle von Helmholtz – und gestalte Forschung, die die Welt bewegt.

Unser Angebot

  • Ein spannendes Themenfeld, in das du deine Stärken einbringen und dich entwickeln kannst.
  • Ein motiviertes und professionelles Umfeld mit hoher individueller Sichtbarkeit.
  • Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und ein Umfeld, das persönliches Wachstum fördert.
  • Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung und Mobiles Arbeiten für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
  • Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis EG 11 möglich. Sozialleistungen Jahressonderzahlung, Vermögenswirksame Leistungen und VBL-Zusatzversorgung) richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund).
  • 30 Urlaubstage pro Jahr (zusätzlich frei an Heiligabend und Silvester) und die Möglichkeit der Inanspruchnahme von zusätzlichen Gleittagen.
  • bezuschusste Job-/Deutschlandticketoption.
  • Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins sowie eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV & Fahrradparkplätze.
  • Die Vollzeitstelle ist befristet auf fünf Jahre.

Ihre Aufgaben

Du unterstützt beim Aufbau des Helmholtz Werkraum als neuem gemeinschaftsweiten Arbeitsformat. Der Helmholtz Werkraum ist der gemeinsame Ort in der Helmholtz-Gemeinschaft, an dem wir zentrenübergreifend an konkreten Fragestellungen aus Administration und Wissenschaftsmanagement arbeiten, die viele Zentren betreffen und gemeinschaftliche Lösungen erfordern. Ziel ist es, Themen, Expert:innen und Arbeitsprozesse so zusammenzuführen, dass daraus konkrete, übertragbare Lösungen für die Helmholtz-Gemeinschaft entstehen. Die Stelle ist direkt bei der Geschäftsführung angesiedelt.

  • Eigenständige Organisation, Koordination und Nachbereitung von Werkraum-Treffen, Workshops und weiteren Austauschformaten, einschließlich Termin-, Fristen- und Maßnahmenverfolgung sowie der eigenverantwortlichen Steuerung der damit verbundenen Arbeitsprozesse 
  • Unterstützung der Werkraum-Prozesse durch eigenständige strukturierte Vor- und Aufbereitung von Arbeitsständen, Unterlagen, Ergebnisdokumentationen und fachlich fundierten Entscheidungsgrundlagen
  • Aufbau und Pflege eines Netzwerks relevanter Ansprechpartner und Expert:innen; Förderung des Austauschs zwischen Akteur:innen der Helmholtz-Gemeinschaft und aktive Mitwirkung an der konzeptionellen Weiterentwicklung einer lebendigen Community-Kultur
  • Aufbau und Pflege eines Wissensarchivs mit Werkraum-Ergebnissen, Materialien, Vorlagen und Beispielen guter Praxis einschließlich der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Wissensstruktur und Qualitätssicherung der Inhalte






Ihr Profil

  • Abgeschlossenes Fachhochschul- bzw. Hochschulstudium oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung in Projektkoordination, Gremienbetreuung, Veranstaltungsorganisation oder Wissensmanagement
  • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, eine proaktive, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Freude daran, Termine, Unterlagen, Fristen, Arbeitsstände und Informationen zuverlässig zusammenzuführen
  • Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, in Dokumentation und Protokollführung sowie in der verständlichen Aufbereitung von Ergebnissen, Arbeitsständen und Entscheidungsgrundlagen
  • Sicherer Umgang mit Office- und Kollaborationstools und Erfahrung mit Datenbanken
  • Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein souveräner Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen
  • Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Bewerbungsfrist

  • 16.09.2026

Weitere Informationen

Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen erbitten wir an Dr. Sabine Helling-Moegen.

Bewerbungen per E-Mail oder Post können nicht berücksichtigt werden.

Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren wende dich bitte an Christina Wenzel unter [email protected]


Jetzt bewerben

Helmholtz in Zahlen

48.000

Mitarbeiter:innen arbeiten bei Helmholtz an der Welt von morgen.

6,4 Mrd.

Euro Budget jährlich bietet unseren Talenten ausgezeichnete Bedingungen für Spitzenforschung.

18

Helmholtz-Zentren widmen sich jeden Tag den großen Fragen unserer Zeit.

14.500

Forscher:innen aus aller Welt nutzen jährlich unsere Forschungsinfrastrukturen.

Kontakt

Sabine Helling-Moegen
Geschäftsführerin
[email protected]
030-206329-28
Christina Wenzel
Personalreferentin
[email protected]
030 206329-69

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