Projektleiter für Archivierungsprojekt

JobsCloseBy Editorial Insights

Für Callista wird eine erfahrene Projektleitung für ein mehrjähriges Archivierungsprojekt gesucht: Führung eines komplexen Vorhabens im externen Archivierungs- und Dokumentenmanagement, Begleitung einer externen Archivierungslösung, Stakeholder-Management, Compliance, Digitalisierung. Sie arbeiten vor Ort in Luzern, Start 1. April, Dauer 2 Jahre, ca. 50 % Pensum, Chance auf Verlängerung. Wichtig: Erfahrung in Leitung komplexer Archivierungsprojekte, Begleitung externer Lösungen, Ausschreibungsprozesse, DSG, GeBüV, OR, Aufbewahrungsfristen, kantonale/kommunale Anforderungen. Generell: strukturierte Vorgehensweise, Umsetzungsstärke trotz Unsicherheiten, Fähigkeit zur Koordination verschiedener Stakeholder. Tipps: Passen Sie Ihren Lebenslauf an, nennen Sie konkrete Erfolge in der Optimierung von Archivierungsprozessen, Compliance- und Audit-Erfahrungen, zeigen Sie, wie Sie Dienstleister gesteuert und mit Regulierung umgegangen sind, betonen Sie Ihre Deutschkenntnisse und idealerweise Französisch oder Italienisch; bereiten Sie klare Beispiele vor.

Für ein mehrjähriges Projekt im Bereich externe Archivierung und Dokumentenmanagement suchen wir eine erfahrene Projektleitung mit hoher Fach- und Methodenkompetenz. Du verantwortest die Einführung bzw. Begleitung einer externen Archivierungslösung und steuerst komplexe Fragestellungen im Spannungsfeld von Compliance, Digitalisierung und unterschiedlichen Stakeholder-Interessen.

Du bewegst dich sicher in einem Umfeld mit vielen Unsicherheiten, regulatorischen Anforderungen und verschiedenen Anspruchsgruppen und bringst Struktur, Klarheit und Umsetzungskraft ins Projekt.

Es existiert derzeit kein einheitliches Archivsystem und die physischen Archive sind teilweise nicht bewirtschaftet. Im Rahmen der umfassenden Aus- und Umbauphase des Hauptsitzes ist eine Neuausrichtung der physischen Archivierung geplant und notwendig

Aufgaben

• Leitung und Steuerung eines komplexen Archivierungsprojekts

• Begleitung einer externen Archivierungslösung inkl. Dienstleister-Steuerung

• Koordination und Motivation unterschiedlicher Stakeholder

• Analyse und Optimierung von Archivierungsprozessen

• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Compliance-Anforderungen

• Vorantreiben des Projekts trotz offener Fragestellungen und Unsicherheiten

Requirements

• Erfahrung in der Leitung komplexer Projekte im Bereich Archivierung oder Dokumentenmanagement

• Bereits Begleitung einer externen Archivierungslösung

• Kenntnisse im Ausschreibungsprozess und Umgang mit Archivierungs-Dienstleistern

• Kenntnisse im Bereich Digitalisierung und Dokumentenmanagement

• Vertraut mit DSG, GeBüV, OR sowie Aufbewahrungsfristen

• Verständnis kantonaler und kommunaler Archivierungsanforderungen

• Analyse und Optimierung von Archivierungsprozessen unter Schweizer Compliance-Vorgaben

Generelle Rahmenbedingungen

• Start: 1. April

• Dauer: 2 Jahre, Verlängerung möglich

• Pensum: ca. 50 %, Flexibilität erwünscht

• Einsatzort: Vor Ort in Luzern

• Sprachen: Deutsch ist Arbeitssprache. Französisch und Italienisch wünschenswert!