Sachbearbeitung Autoren- & Vertragsmanagement / Verlagsassistenz (m/w/d)

JobsCloseBy Editorial Insights

Diese Position bei frechverlag am Standort Gerlingen bietet dir eine zentrale Schnittstelle zwischen Redaktion, Buchhaltung, Rechtemanagement und Verwaltung: Du erstellst und pflegst Autorenverträge, verwaltest Vertragsdaten in Pondus, arbeitest aktiv im Rechnungswesen mit und übernimmst Reise- und Belegorganisation sowie Honorarabrechnungen und Urheberrechtsanfragen. Anforderungen: kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise Verlagskenntnisse, sicherer Umgang mit Pondus und MS Office, eigenständige, strukturierte Arbeitsweise, Organisationsstärke, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und Serviceorientierung. Wir bieten hybrides Arbeiten, vielfältige Einblicke in Verlagsprozesse, Entwicklungsmöglichkeiten und attraktive Extras wie 30 Tage Urlaub plus zusätzliche freie Tage. Bewerbungstipps: Betone relevante Vertrags- und Datenmanagement-Erfahrungen, hebe Pondus- und Buchhaltungskenntnisse hervor, gib konkrete Beispiele für Organisationstalent und Teamfähigkeit und passe Anschreiben sowie Lebenslauf an.

Über den frechverlag

DIY-Ideen, Gartengestaltung, Einrichten, aber auch Themen wie Selbstfürsorge und Achtsamkeit, die Tradition der Wichteltür oder Konzentrationsförderung für Kinder interessieren und begeistern unsere Zielgruppe – und darum auch uns! Unsere Themen sind so bunt wie das echte Leben und wir sind mit unseren Büchern und Non-Books der Marktführer in Deutschland im Segment der Kreativ-Ratgeber. Willst Du dabei sein und mit uns zusammen immer wieder neue Produkte entwickeln, die unsere Kunden begeistern?

Deine Aufgaben:

In dieser vielseitigen Position bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen Redaktion, Buchhaltung, Rechtemanagement und Verwaltung. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Erstellung, Pflege und Verwaltung von Autorenverträgen (Papierform und elektronischer Workflow) inkl. Überwachung des Unterschriftenprozesses
• Pflege der Vertragsdaten in Pondus sowie Key-User-Funktion für das System in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
• Aktive Mitarbeit im Rechnungswesen mit der Bereitschaft zur vertieften Einarbeitung, z. B. im Bereich Buchhaltung (Kreditoren und Debitoren)
• Organisation und Versand von Belegexemplaren für unsere Autor:innen
• Mitarbeit bei der Honorarabrechnung (Vorbereitung, Prüfung und Bearbeitung von Fehlermeldungen)
• Bearbeitung von Urheberrechtsanfragen und -verletzungen
• Organisation von Reisebuchungen (Onesto) sowie internen Buchbestellungen
• Koordination der jährlichen Programmbereinigung (ca. 200 Autor:innen)
• Erstellung von PowerPoint-Präsentationen für interne Meetings
• Allgemeine administrative Aufgaben wie Postverteilung, Paketüberwachung (DPD/Poststelle) und interne Kommunikation

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung im Verlagsumfeld
• Sicherer Umgang mit Datenbanksystemen (z. B. Pondus) sowie sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und Kommunikationsstärke

Wir bieten dir:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten und kollegialen Team
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zum hybriden Arbeiten
• Einblicke in vielfältige Verlagsprozesse – von Autorenbetreuung über Vertragswesen bis hin zur Honorarabrechnung
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Attraktive Zusatzleistungen wie 30 Tage Urlaub, zusätzliche freie Tage (24.12. & 31.12.), Kantine & Kaffeebar sowie Mitarbeiterparkplätze

Im frechverlag stehen Vielfalt und Diversität als Quelle für Kreativität und Innovation. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht, Behinderung, Religion oder sexueller Identität.

 Unternehmen: frechverlag GmbH | Land: Deutschland | Region: Baden-Württemberg | Stadt: Gerlingen | Postleitzahl: 70839 | Job ID: 286055