Secrétaire – assistant(e) au service des ressources humaines

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales : Sous l’autorité du chef du service des Ressources Humaines du Secrétariat Général Commun (SGC), le (la) secrétaire-assistant·e assure les tâches polyvalentes d’assistant pour le chef de service ainsi pour les chefs de bureau et pôle. Il (elle) est également chargé·e de :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

- Prendre en charge des aspects logistiques (gestion des fournitures de bureau…) et des moyens matériels du service

- Gérer la planification de l’agenda du chef de service et de son adjointe, contrôler les échéances- gérer le courrier reçu, le tri et la distribution

- Assurer le suivi des parapheurs : mise à la signature, copie, notification

- Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, mails, compte rendus, notes ...) et les diffuser

- Gérer l’organisation logistique et matérielle des réunions et déplacements du service

- Suivre et archiver les courriers ou autres documents

- Assurer le secrétariat des instances de dialogue social (convocation, rédaction compte rendu etc.)

- Traiter des dossiers ponctuels confiés par le chef de service et son adjointe

- Organiser les recrutements du service RH (convocation, préparation des dossiers pour le jury, etc.)

- Préparer les dossiers arrivés 

- Référent AEL

- Assurer le secrétariat de direction en l’absence de l’assistante de direction

Votre environnement professionnel : 

Le secrétariat général commun (SGC) est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministère de l’Intérieur. Il exerce ses missions sous l’autorité du préfet et sous l’autorité fonctionnelle des directeurs départementaux interministériels et du secrétaire général de la préfecture, au bénéfice des services de la préfecture et des directions départementales interministérielles, dans les conditions fixées par des contrats de services qui feront l’objet d’une évaluation au moins annuelle.

Le SGC assure, au bénéfice de la préfecture de département et des directions déconcentrées (DEALM, DEETS, DAAF, DAC), la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d’action sociale.

· Activités du service 

Le service des ressources humaines du SGC est chargé, pour tous les services de l’État à Mayotte relevant du périmètre RéATE (préfecture, DEALM, DAAF, DEETS…), de mettre en œuvre toutes les procédures de gestion administrative individuelles et collectives (recrutement, promotion, retraite, gestion de carrière, des absences, entretiens professionnels…), du traitement de la paie et indemnités, de la formation, de l’organisation des concours et des dispositifs sociaux des agents de l’État (fonctionnaire, contractuel, apprenti, stagiaire, volontaires au service civique…).

 

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : 

- Rigueur, organisation, discrétion, méthode

- Pic d’activité lissé dans l’année

- Grande disponibilité requise

- Autonomie

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

Tony FRANC, chef du service des ressources humaines

Mail : [email protected] – Tél : 06 11 23 23 14

 

Wardat ISSA, cheffe adjointe du service des ressources humaines

Mail : [email protected] - Tél : 06 39 69 08 99

 

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

 

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

 

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)

Connaissances techniques

 Connaître l'environnement professionnel

 niveau maîtrise

 requis

 Avoir des compétences budgétaires et comptables

 niveau pratique

 requis

 Avoir des compétences en informatique - bureautique

 niveau maîtrise

 requis

 Savoir-faire

 Savoir rédiger

 niveau maîtrise

 requis

 Savoir s'organiser

 niveau maîtrise

 requis

 Avoir l'esprit de synthèse

 niveau maîtrise

 requis

 Savoir-être 

 avoir le sens des relations humaines

 niveau maîtrise

 requis

 savoir accueillir

 niveau maîtrise

 requis

 savoir s'exprimer oralement

 niveau maîtrise

 requis

 

Durée attendue sur le poste : 2 - 4 ans

Composition et effectifs du service 

Le service des ressources humaines du Secrétariat général commun est composé de 37 agents répartis dans 3 bureaux et 1 pôle :

- un bureau de gestion des agents du MI (1 cheffe de bureau, 1 adjointe et 11 gestionnaires)

- un bureau de gestion des agents de la DEALM (1 cheffe de bureau, 1 adjointe et 10 gestionnaires)

- un bureau de gestion des agents de la DEETS et de la DAAF (1 cheffe de bureau, 1 adjointe et 5 gestionnaires)

- un secrétariat

· Liaisons hiérarchiques 

Le chef du service et son adjoint

Le directeur du Secrétariat général commun et ses adjoints

· Liaisons fonctionnelles

Les agents des services de l’État du périmètre SGC (préfecture, DEALM, DEETS, DAAF, SGC)

Les services déconcentrés de l’État à Mayotte

Les directions des ressources humaines des administrations centrales (MI, MASA, MTECT, MSO...)

Localisation administrative et géographique / Affectation : 

Secrétariat Général Commun

Avenue de la préfecture

97600 MAMOUDZOU

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) : 

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

 

 

Article de référence. Article L332-2 du Code général de la fonction publique

Secrétariat Général Commun Site de la préfecture  Avenue de la préfecture 97600 MAMOUDZOU