Administratief medewerker backoffice

De Dienst Justitiële Inrichtingen van het ministerie van Justitie en Veiligheid zoekt een Administratief medewerker Back-Office voor het Justitieel Complex Zeist. DJI is een grote overheidsorganisatie met duizenden collega’s die zich dagelijks inzetten voor detentie en re-integratie, verspreid over tientallen locaties in het hele land. Het team in JC Zeist telt circa 335 collega’s en werkt nauw samen met leefafdelingen en beveiliging. Je werkt op locatie in Zeist en hebt daarmee een duidelijke verbinding met de mensen en processen die achter de schermen zorgen voor een veilig en zorgvuldige uitvoering van detentie.

Deze rol is bedoeld voor iemand die graag organiseert, overzicht bewaart en graag samenwerkt met verschillende disciplines. Je bent de administratieve motor achter het detentie- en re-integratieproces en zorgt ervoor dat dossiers in orde zijn en informatie tijdig beschikbaar is voor collega’s die hiermee werken. Als jij het fijn vindt om achter de schermen een belangrijke bijdrage te leveren aan een zorgvuldig proces, kan dit jouw volgende stap zijn.

Wie zich aangetrokken voelt tot duidelijk afgebakende processen, nauwkeurigheid en professionele communicatie zal hier gemotiveerd raken. Er is ruimte voor een verbindende schakel in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is en waar jouw inzet direct bijdraagt aan een veilige en verantwoorde detentie en terugkeer naar de samenleving.

Backoffice in beweging

Vanaf de inkomst van een gedetineerde wordt er gewerkt aan een persoonlijk dossier en een zorgvuldig detentie- en re-integratieplan. Jij ondersteunt dit traject door gegevens te verzamelen, te controleren en administratief te verwerken, en bewaakt tegelijk de voortgang zodat verzoeken vlot worden afgehandeld. In jouw rol houd je het overzicht op de administratieve processen en verzorg je de benodigde gegevens voor collega’s die met deze dossiers werken. De functie vraagt ook dat er professioneel, duidelijk en respectvol gecommuniceerd wordt met collega’s van meerdere afdelingen en mogelijk met gedetineerden zelf, afhankelijk van de ontwikkelingsfase van de functie.

Daarnaast draag je actief bij aan de organisatorische kant van het team: je bereidt multidisciplinaire overleggen voor, stelt agenda’s op en verwerkt verslaglegging, zorgt voor een nette stroom van post en correspondentie, en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende organisatorische taken. Je werkt dagelijks samen met verschillende afdelingen binnen JC Zeist en zo nodig met andere diensten binnen DJI, waarbij je zorgt voor duidelijke, tijdige en correcte communicatie.

In sommige momenten kan persoonlijk contact met gedetineerden deel uitmaken van de werkzaamheden, altijd met professionele en respectvolle omgangsvormen. Als administratief medewerker back-Office speel je een essentiële rol in het proces van detentie en re-integratie en ben je de stabiele schakel die de informatie en de administratieve organisatie op orde houdt.

Wat je minimaal meeneemt

• een mbo-4 werk- en denkniveau
• ervaring met administratieve werkzaamheden en geautomatiseerde systemen
• een nauwkeurige en gestructureerde werkwijze
• uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
• een klant- en samenwerkingsgerichte houding

Waardevolle extra's

• ervaring met wet- en regelgeving of werken in een justitiële omgeving is een pré
• ervaring uit een andere sector brengt ook waarde mee
• indien geen mbo4-diploma aangetoond kan worden, bestaat de kans via een online capaciteitentest aan te tonen dat het niveau bereikt is

Vergoeding, voordelen en praktische details

Het salaris ligt op minimaal €35.316,00 en maximaal €43.920,00 bruto per jaar, verdeeld over een fulltime-equivalent van schaal 06. De functie betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd, met mogelijk een proeftijd van maximaal één maand. De_minimaal te werken uren per week zijn 32 en ook maximaal 32 per week, met de werkzaamheden grotendeels op locatie in Zeist.

Bij DJI zitten de arbeidsvoorwaarden goed geregeld: een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van het bruto jaarsalaris, volledig vergoed ov-reiskosten, een pensioenregeling, (deels) betaald ouderschapsverlof, studiemogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling, de mogelijkheid om te sporten via bedrijfsfitness en nog meer voorzieningen. Voor meer details kun je kijken op werkenbijdji.nl/arbeidsvoorwaarden.

Advies aan sollicitanten

Laat in je sollicitatie zien hoe jouw werkervaring met administratieve taken en geautomatiseerde systemen direct relevant is voor dit werk. Beschrijf concrete voorbeelden waarin jouw nauwkeurige en gestructureerde aanpak heeft geholpen processen op orde te houden en informatie tijdig te leveren aan collega’s.

Ben jij geen mbo4-diploma-designer maar heb je wel aangetoond dat je op hetzelfde denkniveau functioneert? Gebruik dan de capaciteitentest als kans om jezelf te bewijzen, met de oefentesten die worden aangeboden zodat je goed voorbereid bent op de vragen die komen.

Tijdens de sollicitatie kun je verwachten dat er mogelijk een online assessment wordt afgenomen. Wees voorbereid om dit te bespreken en laat duidelijke voorbeelden zien van vertrouwelijke gegevens die je eerder hebt verwerkt en hoe je die beveiligd houdt.

Bereid een duidelijke motivatietekst voor waarin je uitlegt waarom je bijdraagt aan het detentie- en re-integratieproces en hoe jouw aanpak past bij de samenwerking met casemanagers en andere disciplines. Een scherpe vraag tijdens het gesprek kan laten zien dat je de samenwerking en systemen snapt, bijvoorbeeld: hoe ziet de dagelijkse afstemming tussen back-office en casemanagers eruit en welke systemen worden daarbij gebruikt?

Zo solliciteer je

Solliciteren loopt via het gebruikelijke sollicitatiesysteem. Log in en upload je cv. Interne kandidaten krijgen voorrang; reageer daarom binnen tien werkdagen vanaf de publicatiedatum om die voorrangspositie te behouden. Het proces kan eerder sluiten dan de genoemde einddatum als er genoeg geschikte kandidaten zijn. Voor sommige functies kan een online assessment vereist zijn. Bij een positieve uitslag volgt meestal een of twee gesprekken, waarna om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) wordt gevraagd. Controleer of je een VOG kunt krijgen via vogcheck.justis.nl.

Het is vereist om een motivatiebrief bij de sollicitatie te voegen. Voor kandidaten zonder mbo4-diploma biedt DJI de mogelijkheid om dit niveau alsnog aan te tonen door middel van een capaciteitentest; vooraf ontvang je oefentesten zodat je je goed kunt voorbereiden. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Mike van Meegen, Plaatsvervangend hoofd detentie en re-integratie, op 06-46846359. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je Birgit Schlaepfer, Corporate recruiter DJI, bereiken via [email protected] of 06-27434619.