Administratief Medewerker Gezondheidscentrum

Het ministerie van Defensie, via de Defensie Gezondheidszorg Organisatie (DGO), zoekt een Administratief Medewerker Gezondheidscentrum. De functie is tijdelijk en on-site, met standplaats Utrecht, en vereist inzet van 24 uur per week. De positie valt binnen een klein team van zorgprofessionals bij Defensie en biedt een praktische kans voor wie administratieve processen in een gezondheidszorgomgeving nauwkeurig en proactief wil vormgeven. Vacaturenummer 81162 speelt hierbij als referentie.

De werkzaamheden richten zich op twee Defensie-locaties: Vliegbasis Woensdrecht en Trip van Zoutlandkazerne in Breda. Daar ligt de focus op de onboarding van nieuwe militairen en het beheer van administratieve workflows rondom medische en zorggerelateerde dossiers. De rol vraagt om een hands-on aanpak, duidelijke planning en een dienstverlenende houding richting collega’s en militairen. Het team bestaat uit huisartsen, bedrijfsartsen, fysiotherapeuten, praktijkondersteuners en doktersassistenten, in twee kleine en informele equipes waar je je meteen thuis voelt.

In deze functie raak je dagelijks betrokken bij de voorbereiding en uitvoering van opkomstdagen, waarbij nauwkeurige voorbereiding en betrouwbare documentatie centraal staan. Tijdens de opkomstdag fungeer je als administratief aanspreekpunt en zorg je ervoor dat elke nieuwkomeling correct in het systeem staat. Na afloop worden alle administratieve zaken netjes afgerond en gearchiveerd. Daarnaast komen er wekelijks mutaties in zorg bij die in het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) of in het archiefsysteem terechtkomen, en wordt ondersteund bij indiensttreding, overplaatsing en vertrek. Ook komen medische onderzoeken en andere procedures langs waar administratieve handelingen bij horen, zoals het registreren van inschrijvingen en het opvragen van relevante medische gegevens in de juiste dossiers.

Een dag in de gezondheidscentra

Je werkt in een omgeving waar nauwkeurigheid en servicegericht handelen centraal staan, met twee kazernes als werkplekken. De kern van de functie draait om het klaarmaken van onboardingdagen, het puntvormig afstemmen van documenten en middelen, en het zorgdragen voor een vlekkeloze registratie van elke militair in de systemen. Na zo’n dag zorg je voor een ordelijke afsluiting en een correcte archivering van alle processen. Verder verblijf je in de week vooral in de administratie rondom wijzigingen in zorgregistraties, evenals indiensttreding en vertrek van medewerkers, met speciale aandacht voor de juiste verwerking in het EPD en het desbetreffende archiefsysteem. Het doel is dat de dossiers altijd up-to-date en accuraat zijn, zodat medische zorg en administratieve procedures betrouwbaar kunnen verlopen.

Wat je meebrengt

Dit verwachten de organisatie als must-haves van jou:

• Ervaring met administratief werk binnen de gezondheidszorg
• Een diploma op niveau 3 of 4
• Aantoonbare ervaring met werken op een procesmatige manier
• Snel en nauwkeurig kunnen werken
• Sterke planning en organisatorische vaardigheden
• Het vermogen om regie te nemen en eigenaarschap te tonen
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands
• Bekendheid met of de bereidheid om Adacta, Morris, HIX en Outlook te leren

Daarnaast telt een aantal extra eigenschappen mee. Nice-to-haves:

• Ervaring met medische archivering en dossierbeheer
• Ervaring met de onboarding van personeel en gerelateerde administratieve processen
• Kennis van EPD-systemen of verwante systemen en een aantoonbare bereidheid om deze te leren

Salaris en arbeidsvoorwaarden

Het salaris volgt Burgerschaal IBBAD 05 en bedraagt maandelijks tussen €3.169,00 en €3.996,00, conform een werkrooster van 38 uur per week. De functie is ingericht op 24 uur per week en kent een tijdelijk dienstverband van twaalf maanden. Daarnaast ontvangen medewerkers maandelijks een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 16,33% van het bruto salaris, opgebouwd uit vakantiegeld en de eindejaarsuitkering, met de mogelijkheid dit budget op te sparen, uit te laten betalen of te besteden aan zaken zoals mobiliteit, IT-middelen, vakbondscontributie of extra vakantiedagen. Voor kandidaten t/m 21 jaar kan het salaris afwijken op basis van de jeugdschaal. De vaste werkdagen zijn maandag en dinsdag, met een derde werkdag in overleg. De positie wordt uitgevoerd op de Gezondheidscentra van Woensdrecht en Breda en deelname aan Defensie betekent inzet voor vrede en veiligheid met een divers en inclusief team. Een mogelijke verlenging na de jaarperiode bestaat. Daarnaast is de Nederlandse nationaliteit vereist, en de sollicitatie dient in het Nederlands te gebeuren.

Advies bij deze vacature

Leg in je cv direct de nadruk op je ervaring met administratieve taken in de gezondheidszorg; zet dit bovenaan en geef concrete voorbeelden van dossiers die je beheerde en hoe je processen hebt gestroomlijnd.

Toon aan dat je procesmatig werkt door een korte beschrijving te geven van onboardingactiviteiten die je hebt georganiseerd, inclusief planning, documentbeheer en archivering, en hoe dit heeft geleid tot een vlotte afhandeling van opkomstdagen.

Bereid je voor op situaties waarin registraties in het EPD en andere systemen centraal staan. Beschrijf in een korte case hoe je accuracy en tijdigheid in het beheer van zorginschrijvingen hebt gegarandeerd en welke controles je toepaste.

Stel een doordachte vraag tijdens de sollicitatie over de systemen die gebruikt worden voor medische dossiers en onboarding, en vraag daarnaast naar hoe de samenwerking met de teams van Woensdrecht en Breda is ingericht en welke onboarding-ondersteuning beschikbaar is.

Hoe te solliciteren

Lever je cv en een motivatiebrief in het Nederlands. Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met Eerste Luitenant N Den Hollander, Praktijkmanager, via [email protected]. Voor vragen over de sollicitatieprocedure staat Mevrouw M.M van Kesteren, Recruiter, klaar via [email protected]. Let op: acquisitie wordt niet op prijs gesteld en de Nederlandse nationaliteit is vereist.