Agent(e) d'accueil polyvalent(e)

Agent(e) d'accueil polyvalent(e) au Bureau de la Relation à l'Usager et de la Performance - Site de la Préfecture de la Haute-Loire

Groupe RIFSEEP: 2

La Préfecture de Haute-Loire offre un accueil aux usagers et ainsi un accès simplifié et physique aux services de l’État. Au sein du Bureau de la relation aux usagers et de la performance, sur le site de la préfecture du Puy-en-Velay, vous participez au sein d’une équipe de 6 agents à :

1- l'accueil général, physique et téléphonique des usagers :
- information générale de 1er niveau sur les cartes grises et permis de conduire (relevé de points via l'application SNPC, PGA, ODAC) en lien avec le
CERT SIV de Clermont-Ferrand et le service de l'éducation et de la sécurité routières de la préfecture,
- information et accompagnement des usagers sur les télé-procédures existantes, en ligne sur le site de l'ANTS (certificats d'immatriculation, permis
de conduire, CNI et passeports…),
- accueil, renseignement et orientation des usagers dans les services de la préfecture,
- lorsque l’huissier est absent, accueil et accompagnement des participants des réunions présidées par M. le préfet jusqu'à la salle de réunion,
conformément à la note de procédure du 21 janvier 2025.
- sécurité physique des équipements du point numérique, en lien avec le référent sûreté,
- prise de RDV via l'application RDV Préfecture pour le Bureau de l'immigration et de l'intégration, les commissions médicales du permis de conduire,
et le Bureau de l'éducation routière.

2 - la gestion du courrier :
- réception, classement et distribution du courrier ordinaire dans les services (voie postale et électronique),
- classement particulier du "courrier réservé » dans un parapheur dédié avec un circuit unique, enregistrement et transmission aux services internes
ou externes concernés à l'aide de l'application MAARCH,
- suivi et contrôle des coûts d'affranchissement en lien avec le pôle FIL du SGCD,
- réalisation des accusés de réception des actes administratifs (collectivités locales...),
- distribution de la presse aux services concernés,
- Dans le cadre de la démarche qualité, suivi des réponses aux courriers et courriels qui arrivent sur la boîte fonctionnelle de la préfecture (en lien
avec le référent qualité).

3 – le standard téléphonique de la préfecture :
- orientation des usagers vers les services compétents,
- participation aux liaisons gouvernementales en cas de gestion de crises.

4 – Référent Maison France Service
- Aide et formation aux Maison France Service
- Suivi et pilotage des demandes en lien avec le site ANTS

Horaires et saisonnalités : Vous exercez vos missions journalières sur la base théorique de l'horaire habituel des personnels de la préfecture, à savoir 38 heures ou 38h30 hebdomadaire.
Horaires de travail et de présence imposés : 8h – 16h30, et par roulement jusqu’à 18h00,
Sur la base de l’arrêté ministériel du 3 novembre 2015 : participation aux astreintes hebdomadaires,
Une grande discrétion est demandée.
Pas de télétravail possible,
Respect des règles de confidentialité.
Astreintes hebdomadaires existant dans ce service.
Polyvalence des missions : intérêt du poste dans une équipe dynamique.

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel: niveau pratique à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique: niveau pratique requis

Savoir-faire

Savoir appliquer la règlementation: niveau pratique requis
Savoir analyser: niveau pratique requis
Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis
Savoir s'organiser: niveau maîtrise requis

Savoir-être

Savoir accueillir: niveau maîtrise requis
Savoirs s'adapter: niveau maîtrise requis
Savoir s'exprimer oralement: niveau maîtrise requis
Savoir gérer l'urgence: niveau maîtrise requis

Titre III du livre III du Code général de la fonction publique
2° de l'article L332-2