Coordonnateur.trice Avantages sociaux & Paie

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Coordonnateur.trice Avantages sociaux & Paie chez Rodeo FX est un poste clé qui assure l’administration des programmes d’avantages sociaux, le soutien à la paie et la qualité des données dans HiBob et ADP, tout en garantissant une expérience employé fluide dans un contexte multi-sites incluant Montréal, Québec, Toronto et Los Angeles. Exige 2 à 3 ans d’expérience combinant avantages et paie, un DEC, connaissance des processus de paie et maîtrise d’Excel, ainsi que le bilinguisme français/anglais pour travailler avec des équipes internationales. Conseils: personnalisez votre CV avec résultats mesurables, mettez en avant votre rigueur et confidentialité, donnez des exemples d’améliorations de processus et détaillez votre expérience SIRH HiBob/ADP; préparez-vous à travailler sous pression. Valoriser la diversité et les atouts PCP.

Description de l'entreprise

Élue à plusieurs reprises l'un des meilleurs employeurs de Montréal et récipient du prix Mercuriades 2022 pour Employeur de l'année - Grande Entreprise, Rodeo FX est une compagnie créative haut de gamme de plus de 15 ans offrant des services d'effets visuels, d’animation et de publicité et d'expérience.

Nominée pour plusieurs Emmy® Awards pour son travail sur les séries Stranger Things saison 4, The Witcher saison 2 et The Lord of The Rings : The Rings of Power saison 1, l'entreprise indépendante lauréate d'un Oscar® compte près de 900 artistes qui travaillent dans des studios situés à Montréal, Québec, Toronto, Los Angeles et Paris.

Rodeo FX est un partenaire créatif des meilleurs conteurs du monde, notamment Netflix, HBO, Disney, Marvel, Amazon Studios, Warner Bros. et Sony, et a collaboré à des publicités pour YouTube, NBC et Apple. Ses projets actuels incluent Blue Beetle, Monarch : Legacy of Monsters, et Rebel Moon de Zack Snyder. Parmi les projets récemment sortis, citons John Wick : Chapter 4, Black Adam, The Little Mermaid de Disney et Love, Death and Robots Volume 3, pour lequel la société a remporté un prix VES 2023.

Description du poste

Le.la Coordonnateur.trice Avantages sociaux & Paie joue un rôle clé dans la gestion quotidienne des avantages sociaux et le soutien au traitement de la paie, en assurant l’intégrité des données dans HiBob (SIRH, Sun Life et ADP (paie), ainsi qu’une expérience employé fluide. 

En collaboration étroite avec l’équipe RH et la paie, cette personne agit comme point de contact pour les questions liées aux avantages, aux congés et à la paie, et sert de soutien à la fonction paie. Le rôle exige rigueur, confidentialité et capacité à livrer dans des échéanciers serrés, dans un contexte multi-entités (Montréal, Québec, Toronto, Los Angeles 

Principales responsabilités :

Administration des avantages sociaux

• Administrer les programmes d’avantages sociaux (assurances collectives, mieux-être, REER collectif, etc.) : adhésions, modifications, cessations, suivis.
• Assurer le suivi des congés et absences (maternité/paternité, maladie, invalidité, etc.) et veiller à la conformité des dossiers dans les systèmes.
• Agir comme point de contact pour répondre aux questions des employé.e.s et gestionnaires concernant les avantages sociaux et les congés autorisés, et escalader les cas complexes au besoin.
• Maintenir la documentation à jour et coordonner, au besoin, des séances d’information avec les fournisseurs.

Soutien au traitement de la paie

• Préparer, valider et transmettre les éléments requis au traitement de la paie selon les échéanciers (embauches, départs, changements, absences, primes, ajustements).
• Effectuer les validations de dossiers employés (promotions, changements de statut, modifications salariales) et assurer l’exactitude des données en amont de la paie.
• Produire les calculs de rétroactivité et ajustements (salaires, vacances, corrections), selon les politiques et pratiques en place.
• Collaborer étroitement avec le.la paie-maître pour les besoins ad hoc et contribuer à l’amélioration continue des processus.

Intégrité des données SIRH et coordination RH

• Assurer la qualité et l’intégrité des données dans HiBob et ADP : saisie, contrôles, corrections, cohérence des dossiers.
• Ouvrir et maintenir à jour les dossiers employés et contractuels (dates d’entrée/sortie, absences, changements) selon les standards internes.
• Supporter l’intégration des nouveaux employé.e.s : vérification des informations, coordination des adhésions aux programmes, accompagnement de base.
• Documenter les processus, tenir à jour les outils de suivi et contribuer à standardiser les pratiques entre sites.

Rapports et projets spéciaux

• Produire et maintenir des rapports RH/paie/avantages (suivis, extractions, contrôles) et formuler des recommandations lorsque pertinent.
• Participer à des projets RH (optimisation, conformité, déploiements/outils) en soutien à l’équipe.

Qualifications

• Minimum de 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle combinant avantages sociaux et expérience concrète en paie (obligatoire).
• DEC en ressources humaines, administration ou domaine connexe (ou expérience équivalente).
• Connaissance pratique des processus de paie (préparation/validation) et notions de base liées aux normes du travail (multi-provincial : atout).
• Expérience en assurances collectives et administration d’avantages sociaux.
• Maîtrise de la suite MS Office, incluant Excel intermédiaire (tableaux, formules; tableaux croisés dynamiques : atout).
• Connaissance de Monday : atout.
• Expérience avec un SIRH et un système de paie : HiBob et ADP (fortement souhaité).
• Connaissance de la paie américaine et/ou française : atout.
• Bilinguisme français/anglais (oral et écrit) pour soutenir des équipes multi-sites.
• Grand sens de la confidentialité, rigueur, jugement, autonomie, excellent sens de l’organisation et souci du détail.
• Capacité à travailler sous pression et à livrer dans des échéanciers de paie.
• Atout : Accréditation PCP (Professionnel en conformité de la paie)

La personne titulaire du poste devra collaborer quotidiennement avec nos équipes situées à l’extérieur du Québec, notamment à Los Angeles et Toronto, où la langue de travail est principalement l’anglais. Elle sera également amenée à communiquer régulièrement avec des acteurs internationaux externes non francophones. La maîtrise de l’anglais est donc essentielle afin d’assurer une communication fluide et efficace dans un environnement de travail international, et pour représenter les capacités créatives et techniques de Rodeo FX à l’échelle mondiale.

Informations complémentaires

Diversité : Chez Rodeo FX, la diversité est une valeur fondamentale. Nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif et équitable, où les points de vue variés sont accueillis avec ouverture. Chaque membre de l’équipe apporte une perspective unique qui enrichit notre créativité, remet en question nos idées et nous aide à livrer un travail de qualité.

Rodeo FX peut utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes du processus de recrutement, comme la transcription des entrevues ou l’analyse préliminaire des candidatures. Ces outils peuvent être exploités par des fournisseurs tiers et les données peuvent être traitées à l’extérieur du Québec. Ces outils ne remplacent jamais la prise de décision humaine : toutes les décisions finales d’embauche sont prises par notre équipe de recrutement et nos gestionnaires. (Voir si on souhaite l'inclure : Pour en savoir plus sur la manière dont nous protégeons vos renseignements personnels et vos droits, consultez notre Politique de confidentialité.)