Managementassistent

JobsCloseBy Editorial Insights

Deze vacature bij Arkin NPI West in Amsterdam zoekt een zelfstandige managementassistent voor 20-24 uur per week, die samenwerkt met twee locatiemanagers en het team op een dynamische locatie ondersteunt. Je taken zijn onder meer planning en agendabeheer, telefoon en e-mail, invoer van personeelsmutaties, beheer van het rooster en SharePoint, voorbereiden van vergaderingen en verslaglegging, organisatie van bijeenkomsten en lunches, facilitaire zaken en factuurafhandeling. Belangrijk zijn initiatief, duidelijke communicatie, stressbestendigheid en servicegerichtheid, plus sterke MS Office en MS Teams ervaring (YouForce/OWS is een pre). Wij bieden CAO GGZ FWG 45, circa €3088-€4149 bij 36 uur, een jaarcontract, 8,33% eindejaarsuitkering, vakantiegeld, pensioen, mobiliteitsbudget en ontwikkelingskansen; interne kandidaten hebben voorrang en er is ruimte voor gedeeltelijk thuiswerken. Solliciteer met cv en korte motivatie; bij vragen kun je bellen met René Koene of Marja Portengen.

Wij zoeken een zelfstandige, initiatiefrijke collega die enthousiast en collegiaal is en gevoel voor humor heeft. Je werkt intensief samen met de 2 locatiemanagers en vervult een dynamische rol met belangrijke spilfunctie op onze locatie Amsterdam West. Bij NPI West stap je binnen bij een gezellige locatie waar collega’s elkaar kennen. We zijn betrokken bij onze cliënten én bij elkaar: we helpen, sparren en vieren successen samen.

Wat ga je doen?
Je werkt samen met de managementassistenten van de 3 andere locaties en vormt met hen een team harde werkers die de managers ondersteunen. Elke management assistent ondersteunt een vast duo van managers, (bedrijfsvoering en behandelzaken) en heeft overstijgende taken voor het hele NPI
Voor de ondersteuning van het management op onze locatie Amsterdam West zijn we op zoek naar een managementassistent voor 20-24 uur per week.

De managementassistenten vervullen een belangrijke spilfunctie en dragen zorg voor een breed en veelzijdig takenpakket:

• je draagt zorg voor een efficiënte en optimale planning van werkzaamheden;
• je verzorgt agendabeheer van de managers, telefoon- en emailverkeer en verstrekt informatie;
• je zorgt voor de invoer van personeelsmutaties, ziek- en herstelmeldingen in het personeelssysteem en het bijhouden van het roosterprogramma;
• je bent een vraagbaak voor de collega’s op jouw locatie;
• Je bent medeverantwoordelijk voor onze Sharepoint-omgeving en houdt de algemene informatie over de afdelingen op het Arkin portaal up-to-date;
• je bereidt vergaderingen voor en draagt zorg voor verslaglegging en adequate follow-up van actiepunten;
• je organiseert (studie) bijeenkomsten en lunches;
• je regelt facilitaire zaken m.b.t. bestellingen, vergaderingen en bijeenkomsten;
• je controleert en handelt facturen af en beheert de digitale locatiekas.

Wij bieden jou

• Arbeidsvoorwaarden conform de CAO GGZ, FWG 45 € 3088,- tot € 4149,- bruto per maand op basis van 36 uur;
• Een jaarcontract voor 20-24 uur per week met de mogelijkheid tot verlenging; 
• Een eindejaarsuitkering van 8,33%, 8,33% vakantiegeld en je bouwt een pensioen op bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn; 
• Voor woon-werkverkeer en dienstreizen een 2e klasse mobiliteitskaart, ook te gebruiken voor OV-fiets of een km-vergoeding; 
• Korting op verzekeringen bij Univé en Centraal Beheer; 
• Arkin biedt met 11 specialismen op verschillende locaties ook veel mogelijkheden op langer termijn voor jouw professionele ontwikkeling en persoonlijke groei;
• Een meerkeuzesysteem waarbij je brutoloon kunt gebruiken voor extra vakantie-uren, fietsaanschaf, opleiding, aanvullende reiskostenvergoeding en opleidingen;
• Voor jouw welzijn een jaarlijks balansbudget (naar rato dienstverband) van maximaal €1000 en een vitaliteitsbudget van maximaal €100,- (bij een vast dienstverband van minimaal 18 uren per week) en toegang tot het platform Nrgize voor deelname aan activiteiten zoals bootcamp, yoga en salsa dansen;
• Het is mogelijk om een deel van de uren vanuit huis te werken.

Wat breng je mee?

• Functie-eisen:
  Je beschikt over een afgeronde, relevante opleiding en je vindt het leuk om in een dynamische omgeving te werken;
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie
• Je hebt ruime ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint) en MS Teams. Ervaring met YouForce en OWS is een pre;
• Je communiceert helder en duidelijk zowel mondeling als in geschrift.

Competenties:

• Je kunt zelfstandig werken en neemt eigen initiatief;
• Je signaleert en adviseert;
• Je bent enthousiast, pro actief, nauwkeurig, stressbestendig en servicegericht;
• Je kunt goed samenwerken en bent tactvol;
• Je kunt goed plannen en organiseren en ad-hoc zaken zijn voor jouw geen probleem;
• Je kunt snel schakelen.

Werken bij ons
Het NPI is een centrum voor behandeling van persoonlijkheidsproblematiek en speelt een rol in de Arkin beroepsopleiding voor psychiaters en psychologen.

NPI is onderdeel van Arkin. Arkin is een organisatie op het gebied van psychiatrie en verslavingszorg. Arkin behandelt ca 35.000 cliënten met ruim 4200 collega's op locaties in Amsterdam, Utrecht, omgeving, Amersfoort en Gorinchem. Arkin is ook opleidingsinstituut en verricht wetenschappelijk onderzoek.

Meer weten over deze vacature?
Voor nadere informatie kun je contact opnemen met René Koene, telefoon 06 – 21665849 (manager bedrijfsvoering NPI West) of Marja Portengen, (directiesecretaresse) tel 06 – 21 237 661

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Interne kandidaten hebben te allen tijde voorrang in de procedure.