Medewerker Frontoffice

Het ministerie van Defensie zoekt een Medewerker Frontoffice die aan de slag gaat op de standplaats Bernhardkazerne in Amersfoort, met de mogelijkheid om op vier locaties te werken. De rol is een fulltime positie, onsite, met een tijdelijk contract van drie jaar en een werkweek van 38 uur. De organisatie zoekt iemand die plezier haalt uit klantencontact en die graag het aanspreekpunt is voor collega’s die ondersteuning nodig hebben. Op de frontoffice weet je de klantreis te begeleiden, zorg je dat iedereen tijdig geïnformeerd blijft over de voortgang en schakel je tussen leverancier en klant zodat het proces blijft lopen. De organisatie geeft je ruimte om dit resultaat naar eigen inzicht te bereiken.

In deze functie ben je de vriendelijke schakel die klanten helpt, goed luistert en samen met hen de juiste vervolgstappen bepaalt. Een nee verkopen hoort er niet bij: je biedt alternatieve oplossingen aan of wijst de klant op de juiste vervolgstappen, zelfs als de vraag niet direct bij jou terecht kan. Het draait om klantgericht handelen en het leveren van een passende oplossing waarbij je altijd het vertrouwen van de klant centraal houdt.

Een dag in de frontoffice bij Defensie

Tijdens een dag als Front Office-medewerker ben jij het eerste aanspreekpunt op de locatie voor alle ondersteuningsbehoeften van Defensiecollega’s. Samen met jouw team help je klanten verder en bewaak je de voortgang van hun aanvragen zodat zij zich goed geïnformeerd voelen. Je vervult een coördinerende rol tussen de leverancier en de klant en bouwt een lokaal netwerk op van leveranciers en partners. Het einddoel is dat de klant echt geholpen is en tevreden blijft met het eindresultaat, terwijl jij de vrijheid krijgt om dit doel op eigen wijze te realiseren.

Je bent klantvriendelijk, denkt mee met de klant en verzamelt gericht de informatie die nodig is om te helpen. Je bent communicatief sterk en kunt helder uitleggen wat er gebeurt en wat de volgende stap is. Een professionele houding en het vermogen om de juiste contactpersonen te betrekken zijn cruciaal, zodat de klant altijd richting krijgt en niemand onnodig (ver)wezen wordt.

Wat je meebrengt

Hieronder vind je de belangrijkste eisen en wie die echt maken tot een match. De organisatie zoekt iemand met een stevige basis en de bereidheid om op meerdere locaties te werken.

• Een afgeronde mbo4-opleiding of een gelijkwaardig werk- en denkniveau
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• In staat om samen te werken met stakeholders op verschillende niveaus binnen de organisatie
• Ervaring met het werken met bedrijfssoftware en systemen
• Proactief het contact met de klant zoeken en knelpunten signaleren, vervolgens samen met lokale leveranciers tot een oplossing komen met jou als regiehouder
• Affiniteit met het organiseren van evenementen is een pré
• Bereidheid om op vier locaties te werken: Bernhardkazerne, Amersfoort; Du Moulinkazerne, Soesterberg; Camp New Amsterdam, Huis ter Heide; Kpl v. Oudheusdenkazerne, Hilversum; MRC Aardenburg, Doorn

Daarnaast zijn de volgende persoonlijke kwaliteiten belangrijk: empathie, sterke communicatie, organisatietalent met begrip van hiërarchische verhoudingen en interne regels, en de combinatie van teamwork en zelfstandigheid.

Pluspunten die tellen zijn een vriendelijke, ondersteunende werkhouding en de capaciteit om snel te schakelen tussen verschillende taken in een dynamische omgeving.

Salaris, voorwaarden en praktische details

De functie valt onder het salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 en heeft een maandsalaris tussen €3.169,00 en €4.179,00 bij een 38-urige werkweek. Het dienstverband is tijdelijk voor 36 maanden en vereist een fulltime inzet van 38 uur per week. De standplaats is Bernhardkazerne, Amersfoort, met de mogelijkheid om op de andere genoemde locaties te werken; de rol is dus ongebruikelijk flexibel wat betreft locatieplanning.

Vanaf 2025 wordt vakantiegeld en de eindejaarsuitkering opgebouwd via het Individueel Keuze Budget (IKB), dat in totaal 16,33 procent van het salaris bedraagt. Het IKB biedt defensie-medewerkers de vrijheid om maandelijks budget te besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Binnen dit budget kan men onder meer kiezen voor een uitruil van woon-werkverkeer tot maximaal 15 procent van het salaris, een fiets met accessoires en verzekering, een computer met accessoires en verzekering, en de betaling van vakbondscontributie, met mogelijke toekomstige uitbreidingen.

Advies aan sollicitanten

Zet in je cv meteen duidelijk dat je een mbo4-diploma hebt of een gelijkwaardig niveau, want dat is een harde eis. Laat in je opsomming ook zien hoe jij eerder in een vergelijkbare rol hebt samengewerkt met verschillende lagen in een organisatie en hoe je met systemen hebt gewerkt.

Geef concrete voorbeelden van momenten waarop jij als regiehouder hebt opgetreden tussen klant en leveranciers, en hoe je knelpunten hebt opgelost. Als je affiniteit hebt met evenementen, noem dan een voorbeeld waar dat bij je heeft geholpen om een proces of evenement goed te organiseren.

Bereid je voor op de locatie-flexibiliteit: noem in je sollicitatie al voorbeelden van situaties waarin je op meerdere locaties werkte of bereid bent te reizen tussen de vijf genoemde locaties. Werk aan je Nederlandse taalvaardigheid en geef tijdens interviews duidelijke, concrete taalvoorbeelden van hoe jij effectief communiceert met verschillende partijen.

Verwerk de relevantie van de functie in je sollicitatie: noem hoe jij de klantreis wilt verbeteren en welke aanpak je zou nemen om de voortgang van aanvragen transparant te houden voor de klant en de leverancier.

Zo kun je solliciteren

Voor meer informatie over deze vacature kun je terecht bij M. van der Steen via [email protected] of 0683074231. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met S. van Eijk via [email protected] of 0682084080. Vermeld bij je sollicitatie altijd Vacaturenummer 81551 en gebruik de contactpunten hierboven voor de juiste vervolgstappen.