Poste polyvalent -section courrier et remplacement à l'accueil général en cas de besoin

Groupe RIFSEEP : 1

 

Vos activités principales

1 Effectuer le traitement du courrier - départ  et  arrivée - qui se décompose ainsi :

-Apporter le courrier  départ  à l’agent de la poste à l’arrivée du camion entre 8h45 et 9 h30 et récupérer le courrier  arrivée 

-Dépouiller, trier, répartir le courrier ordinaire et recommandé et enregistrer les plis recommandés dans le tableau de suivi ad hoc

-Prendre en charge les courriers recommandés de la DDPP -mission nouvelle confiée au BCRU le 01/12/2022

-Regrouper et affranchir les courriers « départ » dont ceux de la DDPP 

-Avec l’aide et sous le contrôle de la cheffe de bureau et de son adjointe, identifier le courrier réservé à transmettre aux membres du corps préfectoral puis le scanner et l’enregistrer dans le fichier ad hoc.

2 Enregistrer les colis  arrivée  et aviser de leur arrivée le service compétent et préparer et enregistrer dans le tableau de suivi ad hoc les colis départ.

3 Accueillir : en particulier, les huissiers et autres agents des directions de la préfecture, des sous-préfectures, des autres services de l’État, les huissiers et autres agents des communes ou du conseil départemental -dépôt et récupération de courrier et – ou - de parapheurs ; apposition du cachet de réception en préfecture des actes soumis au contrôle de légalité ; remise aux huissiers et autres agents communaux des paquets de CERFAS de demandes de CNI et passeports majeurs et mineurs après accord du CERT  et les livreurs privés.

4 Attribuer les numéros d’enregistrement des arrêtés préfectoraux sur demande des directions de la préfecture et des autres services de l’État et enregistrer les demandes dans le tableau de suivi ad hoc.

5 Assurer le suivi des parapheurs externes.

6 Récupérer, trier et orienter le courrier déposé dans les deux boîtes aux lettres mises à disposition des usagers par la préfecture.

7 En cas d’absence d’un des deux titulaires du poste, le remplacer, en cas de besoin, à l’accueil général de la préfecture dont les missions sont les suivantes :

Relevé quotidien du contenu des urnes mises à disposition des usagers pour

recueillir les fiches de suggestions-réclamations et remise des fiches à la cheffe de bureau ou à son adjointe ; orientation ; en cas de besoin, accompagnement des PMR vers les rampes d’accès et l’ascenseur situés en zone A mais également de visiteurs dans les étages ; renseignements et remise aux usagers de coupons d’information ; mise en œuvre des mesures préconisées en cas d’incident -rappelées dans la fiche incident affichée dans chaque box ; tenue statistique quotidienne du nombre de personnes reçues.

8 Tenue régulière -intégration des données chaque vendredi après-midi- du planning hebdomadaire des agents qui assureront l’accueil général la semaine suivante et actualisation du planning -en cas d’arrivée de nouveaux agents.

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Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

-L’accueil général est ouvert de 8 h 45 à 16 h 30 -à titre exceptionnel et seulement en cas de nécessité, les agents en charge de cet accueil qui en sont d’accord peuvent être amenés à le démarrer plus tôt ou à le finir plus tard

-La pause méridienne est de 3/4 d’heure et d’1 heure si l’effectif le permet 

-Une discrétion totale est exigée dans le bureau 

-Les agents exercent leurs missions dans le respect des engagements  Services Publics + mais seront amenés à appliquer dans les mois qui viennent le nouveau référentiel QUALI ATE initié le 01/02/2024.

 

Durée attendue sur le poste : 3 ans

 

Qui contacter ?

Mme Caroline PIERSON Cheffe du BSRU
01 49 56 61 81

[email protected]

 
Mme Mireille MATHURIN Adjointe à la cheffe du BCRU

[email protected]

 

 

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

 

Personnels du ministère de l'Intérieur

https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&opi=89978449&url=https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf&ved=2ahUKEwjm6YuE_KSNAxXSU6QEHVgnC9YQFnoECAoQAQ&usg=AOvVaw2kmBqe693dvm0kGI6VBPKZ

 

 

 

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique -Niveau pratique
Connaître l’environnement professionnel -Niveau pratique

Savoir-faire

Savoir-travailler en équipe - Niveau pratique

Savoir s’organiser -  Niveau pratique
Savoir analyser -  Niveau pratique
Avoir l’esprit de synthèse-  Niveau pratique

Savoir-être

Savoir-accueillir - Niveau pratique
Savoir s’adapter - Niveau pratique
Savoir s’exprimer oralement - Niveau pratique

 

 

Vos perspectives :

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent une bonne connaissance des circuits administratifs, d’acquérir une polyvalence, une autonomie professionnelle et une facilité d’adaptation aux imprévus.

 

 

Localisation administrative et géographique / Affectation

 Préfecture du Val-de-Marne
21 à 29, avenue du Général-de-Gaulle 

94038 CRETEIL CEDEX

 

Domaine(s) fonctionnel(s)
Administration Générale (gestion courrier) + Relation et service à l’usager (accueil général)

 

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

-Gestionnaire courrier : code FP2ADM03

-Chargée de relation et de service à l’usager : code FP2USA03

 

Votre environnement professionnel
A noter que la préfecture a obtenu le label QUAL-E-PREF le 13/10/2022

Le BCRU est par ailleurs en contact très régulier avec la Poste et la DDPP -intégrée au sein du SGCD- dans le souci constant d’améliorer la qualité des process.


Composition et effectifs du service :
Le bureau du courrier et des relations avec les usagers est composé de 8 agents :
- 1A, cheffe de bureau 

1B, adjointe à la cheffe de bureau 

4C, section courrier dont 2 qui assurent, en cas de besoin, le remplacement des 2 titulaires en poste à l’accueil général de la préfecture) 

2C, section accueil général de la préfecture

Liaisons hiérarchiques :

la cheffe de bureau et son adjointe, le directeur du SGCD et le directeur des Ressources Humaines et des Moyens

Liaisons fonctionnelles : principalement : les directions de la préfecture, les deux sous-préfectures, la DDPP, les autres services de l’État, les communes et le conseil départemental, les livreurs privés, la Poste.

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les article(s) sur le(s)quel(s) s’appuie le recrutement sur contrat :

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)

  Préfecture du Val-de-Marne BCRU 21-29 avenue du Général de Gaulle 94000 CRETEIL