Medewerker Educational Facilities

De Universiteit Leiden, via het Universitair Facilitair Bedrijf (UFB), zoekt een nauwkeurige, servicegerichte en flexibele collega voor Educational Facilities. Het gaat om een fulltime-achtige functie van 32 tot 40 uur, uitgevoerd op locatie in Leiden. De belangrijkste taak ligt in de backoffice van tentamenorganisatie, waar je zorgt voor een vlotte planning, correcte verwerking van aangeleverde informatie en toezicht op de voortgang. Soms ondersteun je ook de Support Desk op toetslocaties in Leiden en Den Haag. De universiteit telt een groot aantal medewerkers en studenten, en het UFB werkt nauw samen met faculteiten en kenniscentra om facilitaire dienstverlening in de breedte te verbeteren.

Wie dit werk plezierig zal vinden, heeft plezier in werken met informatie en planningen en houdt van klantgerichte service. Je zoekt naar praktische oplossingen, behoudt het overzicht en communiceert helder met faculteiten, opleidingen en collega’s. In deze rol kom je terecht in het team Educational Facilities dat Leiden en Den Haag ondersteunt bij onderwijs en tentamens, en je krijgt te maken met piek- en rustperiodes die samenhangen met het academische jaar. De standplaats is Leiden, en mogelijk werk je op termijn ook op plekken in Den Haag wanneer de situatie daarom vraagt.

Het werk draait om het betrouwbaar en efficiënt organiseren van tentamens, met aandacht voor locaties, capaciteit en tijdschema’s. Als backoffice-medewerker verzamel en controleer je de data die faculteiten aanleveren voor de tentamenplanning en vertaal je die informatie naar een uitvoerbare planning. Je signaleert tijdig wanneer informatie ontbreekt of onduidelijk is, schakelt collega’s in en zoekt samen naar oplossingen. Daarnaast beantwoord je vragen over roosters en tentamenlocaties en leg je afspraken en wijzigingen zorgvuldig vast in de systemen. Wanneer het nodig is, draag je bij aan een duidelijke, klantgerichte werkwijze en ondersteun je collega’s binnen Educational Facilities. Tijdens tentamens kun je ook het aanspreekpunt zijn voor studenten, docenten en andere betrokkenen, het praktische oplossen van eenvoudige problemen begeleiden en in overleg met de juiste collega’s de toon zetten voor een soepel verloop van de toetsafname.

Rollen en ritme in de tentamenwereld

Je komt terecht in een toegewijd team dat faculteiten en opleidingen helpt bij het plannen en organiseren van onderwijs en tentamens. Het gebied vereist nauwkeurigheid en oplossingsgerichtheid, en het team ondersteunt elkaar vooral in piekperioden. De meeste werkzaamheden vinden plaats in de backoffice, maar op toetsdagen kan de planning vragen om vroege start of avondwerk, en kan de werkplek variëren afhankelijk van de inzet voor de Support Desk.

Wat je minimaal en wat extra welkom is

Jij hebt wat het werk echt nodig heeft. Je beschikt over een mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een achtergrond in facilitaire, administratieve of onderwijslogistieke richting. Je hebt ervaring met administratieve processen, planning of roostering, en je bent vaardig met Microsoft Office, vooral Excel en Outlook. Je werkt digitaal alle nieuwe systemen vlot eigen en beheerscht zowel Nederlands als Engels goed in woord en schrift. Tot slot voel je affiniteit met onderwijslogistiek en dienstverlening en kun je zowel zelfstandig als in teamverband werken.

• minimaal mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur richting facilitaire, administratieve of onderwijslogistieke vakgebieden
• ervaring met administratieve processen, planning of roostering
• goede kennis van Microsoft Office, met name Excel en Outlook
• digitaal vaardig en snel in het eigen maken van nieuwe systemen
• goede beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk
• affiniteit met onderwijslogistiek en dienstverlening

Ervaring met roostering binnen een onderwijsinstelling, tentamenorganisatie of digitale toetssystemen is een pré.

Wat je krijgt: salaris, voorwaarden en praktijk

De aanstelling start voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband, volgens de cao Nederlandse Universiteiten. Het salaris ligt tussen 3.202 en 4.159 euro bruto per maand bij een fulltime werkweek van 38 uur (schaal 07). Daarbovenop komen een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, met een aantrekkelijke pensioenregeling bij ABP. Reiskosten voor woon-werkverkeer met het openbaar vervoer worden volledig vergoed. De werktijden zijn flexibel; bij een fulltime werkweek van 38 uur krijg je minimaal 29 vakantiedagen, en extra verlof kun je opbouwen door bijvoorbeeld 40 uur per week te werken (96 extra verlofuren) of door 96 verlofuren in te leveren in ruil voor een eerder verblijf op een 36-urige werkweek. Er is een ruime keuzemogelijkheid in secundaire arbeidsvoorwaarden, inclusief opties zoals sabbatical of betaald ouderschapsverlof, en de mogelijkheden om vrije dagen en/of salaris te gebruiken voor extra sport- of fietsregelingen. De standplaats is Leiden en in rustige periodes werk je voornamelijk backoffice, terwijl tijdens piekperioden ook flexibele tijden en locaties mogelijk zijn.

De universiteit zal een open, inclusieve werkomgeving bieden en heeft aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Informatie over arbeidsvoorwaarden vindt u hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Advies voor sollicitanten

Laat in je cv meteen zien dat je ervaring hebt met tentamenplanning, backoffice verwerking en data controllership. Begin bijvoorbeeld met een korte samenvatting van je relevante werkervaring in planning en administratieve processen, zodat de recruiter meteen ziet dat dit bij je past.

Toon duidelijk hoe je de must-have vaardigheden bezit. Beschrijf concrete voorbeelden waarbij je gegevens hebt verzameld, gecontroleerd en verwerkt, met aandacht voor deadlines en klantcontact. Noem specifieke situaties waarin je knelpunten tijdig hebt gesignaleerd en opgelost, en hoe je dat hebt vastgelegd in systemen.

Bereid je voor op het gesprek door na te denken over hoe je omgaat met veranderingen in planning en met meerdere stakeholders tegelijk. Je kunt vertellen over een moment waarop je een planning moest bijstellen vanwege conflicterende informatie en wat de uitkomst was.

Vraag tijdens het gesprek bijvoorbeeld hoe de organisatie huidige processen meet en welke verbeteringen er op stap staan voor tentamenplanning en roosters. Vraag ook naar praktische voorbeelden van een recente wijziging in een tentamenrooster en hoe die wijziging in de systemen is doorgevoerd.

Hoe te solliciteren

Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton. Sollicitaties kunnen tot en met 6 december 2026 worden ingediend en je ontvangt uiterlijk twee weken na de sluitingsdatum een reactie. Je woont officieel in Nederland of bent bereid te verhuizen zodra je de functie aanvaardt. De universiteit behoudt zich het recht voor de vacature vroegtijdig te sluiten bij het vinden van een geschikte kandidaat. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Inge Venema via [email protected].