Secrétaire médicale ou médical à la consultation d’anesthésiologie - 80% à 100%

Les Hôpitaux Universitaires de Genève recrutent une secrétaire médicale pour la consultation d’anesthésiologie. Le poste est à Genève, en CDI, avec un taux d’activité entre 80 et 100 pour cent et une présence sur site. L’établissement compte plus de 13 000 collaborateurs et 160 métiers, ce qui en fait une référence nationale et internationale dans le domaine hospitalier. Le service d’anesthésiologie est au cœur du plateau technique et fait partie du Département de médecine aiguë, qui assure aussi des enseignements et des prestations variées liées à l’anesthésiologie, à la douleur et à l’urgence.

Le rôle vise à gérer l’ensemble des tâches administratives liées aux consultations, depuis la planification jusqu’au suivi des dossiers, en veillant à une expérience fluide pour les patients et leurs proches. C’est une fonction polyvalente qui nécessite des échanges réguliers avec les collègues et une capacité à prioriser les demandes tout en garantissant confidentialité et qualité du service.

Ce poste s’adresse à une personne organisée, orientée service et habituée au travail en équipe, prête à s’impliquer dans un environnement hospitalier où la continuité du service est primordiale, y compris lors des absences temporaires.

Au cœur du service d’anesthésiologie

Vous prendrez en charge l’ensemble des tâches administratives associées aux consultations, en orchestrant la prise de rendez‑vous, les convocations et la préparation des dossiers, puis en organisant les examens complémentaires et en assurant le suivi du parcours administratif et médical du patient. Vous gérez aussi les appels téléphoniques et l’accueil des patients et de leurs proches, ainsi que le courrier et la messagerie électronique, afin de maintenir une communication claire et efficace.

La gestion des dossiers et des réclamations patients et assurances fait partie intégrante du travail, tout comme le suivi des documents nécessaires à la facturation. Vous participerez également à la rédaction et à la mise en forme de documents variés, lettres, procès-verbaux, rapports et procédures, et vous avez la responsabilité des aspects logistiques comme les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles. Enfin, vous saisissez et mettez à jour les statistiques liées à l’activité et vous assurez une continuité de service en restant disponible pour vos collègues en cas d’absence.

Les indispensables et les atouts

• Un diplôme de secrétaire médical ou médicale est exigé
• Entre trois et cinq ans d’expérience dans un poste équivalent au sein d’un secrétariat médical
• Un niveau irréprochable de français à l’oral et à l’écrit, et une bonne connaissance de la terminologie médicale
• Une maîtrise avancée des outils informatiques (Word à niveau avancé, Excel, PowerPoint, Outlook et Web), avec une expérience des logiciels utilisés aux HUG (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale)
• Un esprit d’équipe et la capacité de travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires
• Une organisation solide, une bonne gestion des priorités et une autonomie prouvée, avec un sens de la rigueur et de la précision
• La capacité à gérer les imprévus et le stress, tout en respectant strictement la confidentialité

• La connaissance de l’anglais est un atout

Conseils pour les candidats

Placez dès le départ de votre CV votre diplôme de secrétaire médical et votre expérience de trois à cinq ans dans un secrétariat médical, afin que le comité de recrutement voie rapidement que vous correspondez au profil indispensable.

Pour démontrer vos compétences clés, mentionnez des exemples en français montrant votre maîtrise du vocabulaire médical, votre capacité à rédiger des documents professionnels et votre utilisation courante des outils informatiques et des logiciels HUG, notamment Word, Excel, Outlook et les systèmes DPA/DPI/ GRECO/Qualiac/Opale.

Préparez des anecdotes sur la gestion de situations stressantes et les échanges avec les patients et les équipes pluridisciplinaires, car les questions pourraient explorer votre sens du service et votre capacité à assurer une présence continue lors d’absences. Pensez aussi à formuler une question sur la continuité du service ou le fonctionnement des interactions entre les 7 unités médicales du service et l’unité de recherche et d’innovation.

Envisagez d’expliquer comment vous organisez vos priorités et votre flux de travail lorsque plusieurs tâches arrivent en même temps, afin de montrer que vous savez rester efficace sans compromettre la confidentialité ni la qualité du dossier du patient.

Comment postuler

Entrée en fonction : à convenir

Nombre de poste : 1

Taux d'activité : 80% à 100%

Classe de fonction : 11

Contrat : CDI

Délai de candidature : 11.11.2026

Demande de renseignements : Mme C. Roth, secrétaire, tél. 079 553 02 46

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.